W wielu firmach scenariusz wygląda podobnie. W godzinach największej pracy system ERP zaczyna działać wolniej. Handlowcy czekają na zapisanie zamówienia, magazyn ma opóźnienia w aktualizacji stanów, a dział finansów zgłasza problemy z dostępem do danych. Powód? Zarząd właśnie analizuje sprzedaż z ostatnich lat. To, co dla dyrektora jest kluczową wiedzą, dla systemu ERP jest cyfrowym 'zatorem’, który paraliżuje pracę całego biura i magazynu.
W takiej sytuacji IT i biznes często przerzucają się odpowiedzialnością. Jedni mówią, że raport jest potrzebny do podejmowania decyzji, drudzy – że system nie jest do tego przeznaczony. Problem jednak rzadko dotyczy samego raportu. Najczęściej chodzi o architekturę danych i o to, że raportowanie w systemie ERP nie zostało zaprojektowane jako główne narzędzie analityczne firmy.
System ERP (Enterprise Resource Planning) jest oprogramowaniem, które integruje kluczowe procesy firmy: sprzedaż, finanse, logistykę, produkcję czy magazyn. Systemy takie jak SAP czy inne rozwiązania ERP odpowiadają za obsługę codziennych operacji biznesowych. Rejestrują zamówienia klientów, faktury, zakupy czy ruchy magazynowe i są centralnym źródłem danych operacyjnych w firmie.
Oznacza to, że ERP jest zaprojektowany przede wszystkim do obsługi transakcji. ERP jest jak świetny kasjer w supermarkecie – jego zadaniem jest błyskawiczne nabijanie produktów na kasę. Kiedy każesz mu w tym samym czasie przygotować roczny raport zysków, kolejka klientów (Twoich handlowców i magazynierów) przestaje się poruszać. System traci wydajność, bo próbuje robić dwie sprzeczne rzeczy naraz: obsługiwać bieżący ruch i przeszukiwać archiwa. Raportowanie w systemie ERP wymaga przetwarzania dużych ilości danych, co obciąża zasoby systemu i wpływa na bieżącą pracę operacyjną.
W tle dzieje się więcej, niż widać z poziomu raportu, bo system musi przeszukać tysiące archiwalnych faktur i dokumentów, aby wyciągnąć jedną potrzebną liczbę. Dla serwera to gigantyczny wysiłek, który odbiera 'paliwo’ potrzebne do wystawiania bieżących faktur czy sprawdzania stanów magazynowych. W efekcie spada wydajność całego środowiska – użytkownicy czekają na zapis dokumentów, a procesy sprzedaży, produkcji czy logistyki działają wolniej. Łatwo można zauważyć, że intensywna analiza danych w ERP prowadzi do problemów z wydajnością.
W nowoczesnej architekturze danych raportowanie nie odbywa się bezpośrednio w systemie transakcyjnym. Zamiast tego dane z ERP są cyklicznie kopiowane do osobnego środowiska analitycznego – najczęściej hurtowni danych. To tam odbywa się analiza danych, tworzenie raportów i praca narzędzi Business Intelligence.
Proces wygląda zwykle w ten sposób, że dane z systemów takich jak ERP czy CRM są regularnie synchronizowane z hurtownią. Raporty korzystają z tej kopii danych, dzięki czemu nie obciążają systemów operacyjnych. ERP może dalej obsługiwać sprzedaż, produkcję i finanse, a analityka działa w oddzielnym środowisku.
Przeniesienie analityki do hurtowni danych to nie tylko zmiana techniczna, ale przede wszystkim strategiczna optymalizacja procesów. Firma zyskuje:
Firma zyskuje stabilny system operacyjny oraz osobne środowisko analityczne, które pozwala rozwijać raportowanie i analizę danych bez wpływu na codzienną pracę organizacji.
Najłatwiej zobaczyć różnicę w codziennej pracy użytkowników systemów. Raport sprzedaży w ERP generuje się nawet 30 minut. W tym czasie system jest obciążony, a inni użytkownicy odczuwają spowolnienie pracy. Zespół IT często musi ograniczać dostęp do raportów lub przenosić ich uruchamianie na godziny nocne.
Po przeniesieniu raportowania do hurtowni danych ten sam raport uruchamia się w kilka sekund w narzędziu BI. Co więcej, może jednocześnie łączyć dane z ERP, CRM i innych systemów firmy. Zarząd ma szybki dostęp do informacji, a użytkownicy ERP mogą spokojnie wykonywać swoją codzienną pracę.
Wdrożenie hurtowni danych to wymierna optymalizacja kosztów pracy. Jeśli analityk lub menedżer poświęcał dotychczas średnio 5 godzin tygodniowo na samo pozyskiwanie i agregowanie danych z systemu ERP, nowe rozwiązanie niemal całkowicie eliminuje ten jałowy czas. Organizacja przestaje płacić za techniczne oczekiwanie na wygenerowanie zestawień, a zaczyna inwestować w realną analizę wniosków i budowanie strategii wzrostu.
Nie, ERP umożliwia podstawowe raporty operacyjne, ale nie jest zaprojektowany do intensywnej analizy danych historycznych.
Ponieważ analizują duże zbiory danych i obciążają zasoby potrzebne do obsługi bieżących transakcji.
To środowisko analityczne, w którym przechowywane są dane z różnych systemów firmy i na którym działają raporty oraz analizy.
Dla biznesu – wręcz przeciwnie. Cały proces dzieje się 'pod maską’. Ty po prostu otrzymujesz nowe, szybkie narzędzie (np. Power BI), a Twój stary system ERP nagle dostaje 'drugie życie’ i zaczyna działać tak szybko, jak w dniu wdrożenia.
Jeżeli chciałbyś wdrożyć oprogramowanie Business Intelligence i potrzebujesz pomocy, skontaktuj się z nami przy pomocy poniższego formularza kontaktowego.
