Raporty Business Intelligence to dziś fundament nowoczesnego zarządzania danymi. Odpowiednio przygotowane i udostępnione, mogą być źródłem nieocenionych informacji dla każdej organizacji. Jednak skuteczna dystrybucja raportów Power BI wymaga przemyślanego wyboru metody, która najlepiej odpowie na potrzeby zespołu, budżetu i charakteru danych. W tym artykule poznasz pięć sposobów na udostępnianie raportów w Microsoft Power BI, a także dowiesz się, jak wybrać optymalne rozwiązanie dla swojej organizacji.
Chcesz dowiedzieć się, która metoda dystrybucji raportów BI najlepiej sprawdzi się w Twojej organizacji? Skontaktuj się z nami – eksperci QBICO pomogą dobrać optymalne rozwiązanie i wesprą Cię na każdym etapie pracy z Power BI.
Sprawdź, jak możemy Ci pomóc!
Raporty Business Intelligence (BI) to narzędzie, które rewolucjonizuje sposób analizy i prezentowania danych, stając się jednym z głównych powodów rosnącej popularności BI w biznesie. Umożliwiają przekształcenie pochodzących z różnych źródeł danych – od lokalnych plików, przez bazy danych, aż po usługi chmurowe – w czytelne wykresy, tabele i zestawienia. Power BI pozwala na integrację tych danych w jednym miejscu, co daje firmom możliwość lepszego zrozumienia procesów i wyciągania wniosków istotnych dla osiągania celów. Dzięki Power BI raporty te mogą być nie tylko dostępne na komputerach, ale również przeglądane na urządzeniach mobilnych za pośrednictwem aplikacji Power BI Mobile, co pozwala na korzystanie z nich w dowolnym miejscu i czasie. W poniższym artykule omawiamy pięć metod dystrybucji raportów, które pomogą Twojej organizacji wykorzystać ich potencjał w pełni.
Dystrybucja raportów BI może odbywać się na różne sposoby, w zależności od potrzeb organizacji, budżetu i stopnia zaawansowania technologicznego. Każda z metod ma swoje zalety, wady i wymagania, które warto rozważyć przed podjęciem decyzji.
Przesyłanie raportów w formacie PBIX to podstawowa i najprostsza metoda ich udostępniania. Wystarczy zapisać raport w programie Power BI Desktop, a następnie przesłać plik odbiorcy za pomocą e-maila, chmury lub komunikatora. Odbiorca otwiera plik na swoim komputerze, korzystając z tego samego programu, przez co jest to metoda niezwykle intuicyjna i dostępna dla każdego.
Mimo prostoty przesyłanie plików PBIX wiąże się z poważnymi ograniczeniami. Brak kontroli nad wersją pliku prowadzi do chaosu w organizacji, szczególnie w większych zespołach, gdzie różne osoby mogą pracować na różnych wersjach raportu. Ponadto odbiorca zawsze ma pełny dostęp do modelu danych i części raportowej, co bywa problematyczne w przypadku wrażliwych informacji. Brak automatycznego odświeżania raportów sprawia, że dane szybko się dezaktualizują, a każda aktualizacja wymaga przesłania nowej wersji pliku.
Kiedy warto: idealne dla małych zespołów lub podczas prac nad projektami w fazie wstępnej, gdzie najważniejsze są niskie koszty i prostota.
Power BI Service to platforma chmurowa umożliwiająca publikację raportów w dedykowanych Obszarach Roboczych. Użytkownicy mogą tworzyć raporty bezpośrednio na platformie lub importować je z plików PBIX, a następnie współdzielić z innymi. Publikacja w Power BI Service daje możliwość zarządzania dostępem, przypisując użytkownikom role od przeglądającego po administratora.
Dużym atutem tej metody jest automatyczne odświeżanie danych, które pozwala utrzymać raporty zawsze aktualne. Nawet ośmiokrotne odświeżanie dziennie pozwala na śledzenie dynamicznych zmian danych w czasie rzeczywistym. Funkcja zabezpieczeń na poziomie wiersza (row level security) umożliwia kontrolę dostępu do wybranych danych dla konkretnych użytkowników, a to zwiększa bezpieczeństwo i poufność. Dodatkowo brak konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania u odbiorców eliminuje bariery techniczne.
Kiedy warto: doskonałe rozwiązanie dla średnich i dużych organizacji, które potrzebują regularnie aktualizowanych, współdzielonych raportów.
Publiczne udostępnianie raportu umożliwia maksymalne rozszerzenie grona odbiorców. Wystarczy, że raport zostanie opublikowany w internecie, a każda osoba z linkiem może go wyświetlić, bez potrzeby logowania się czy posiadania konta Microsoft.
Ta metoda jest szczególnie przydatna w przypadku raportów zawierających dane publiczne, takich jak statystyki projektów społecznych, raporty sprzedażowe lub wyniki kampanii marketingowych. Choć metoda ta eliminuje konieczność posiadania licencji przez odbiorców, całkowity brak kontroli nad dostępem do raportu stanowi istotne ryzyko w przypadku danych poufnych.
Kiedy warto: w sytuacjach, gdy raporty zawierają dane publiczne, a szeroka dostępność jest priorytetem.
Power BI Embedded pozwala na osadzanie raportów w dedykowanych aplikacjach biznesowych, dzięki czemu użytkownicy końcowi mogą przeglądać raporty bez potrzeby posiadania licencji Power BI. Raporty są tworzone w Power BI Service, a następnie integruje się je z aplikacjami za pomocą odpowiednich narzędzi.
Ta metoda oferuje elastyczność w dostosowywaniu raportów do specyficznych potrzeb organizacji, umożliwiając modyfikacje na poziomie kodu. Jednak użytkownicy końcowi mają jedynie możliwość przeglądania, bez możliwości edytowania raportów. Koszty licencji Power BI Embedded zaczynają się od 620 euro miesięcznie, co sprawia, że jest to rozwiązanie bardziej kosztowne, ale dostosowane do potrzeb większych organizacji.
Kiedy warto: dla firm korzystających z dedykowanych aplikacji, które wymagają integracji raportów z istniejącymi systemami.
Power BI Premium to najbardziej zaawansowane rozwiązanie oferujące kompleksowe możliwości Microsoft Power BI. Umożliwia publikację raportów w Obszarach Roboczych, aplikacjach oraz integrację z zewnętrznymi aplikacjami, bez konieczności wykupienia licencji dla każdego użytkownika końcowego.
Oprócz możliwości udostępniania raportów wewnątrz i na zewnątrz organizacji Power BI Premium oferuje zaawansowane funkcje, takie jak Raporty podzielone na strony (paginated reports), brak limitów odświeżania danych i większą pojemność danych. Jest to jednak rozwiązanie kosztowne, z ceną zaczynającą się od 4212 euro miesięcznie, co czyni je opłacalnym głównie dla dużych organizacji z ponad 500 użytkownikami.
Kiedy warto: dla dużych przedsiębiorstw o zaawansowanych potrzebach analitycznych i szerokiej infrastrukturze BI.
Wybór właściwej metody dystrybucji raportów BI jest istotny dla efektywnego zarządzania danymi w organizacji. Decyzję warto oprzeć na kilku ważnych kryteriach.
Każda z metod ma swoje zastosowania, a ich właściwy dobór może znacząco wpłynąć na efektywność pracy zespołu i zarządzania danymi.
Decyzja o wyborze metody dystrybucji raportów to niełatwe zadanie, zwłaszcza gdy weźmie się pod uwagę wszystkie możliwości, jakie oferuje Microsoft Power BI. Dlatego warto skorzystać z pomocy specjalistów, którzy pomogą w analizie potrzeb i dopasowaniu rozwiązania.
Eksperci QBICO oferują kompleksowe wsparcie na każdym etapie pracy z Power BI:
Niezależnie od tego, czy dopiero zaczynasz swoją przygodę z Power BI, czy też chcesz zoptymalizować istniejące procesy, QBICO jest gotowe wspierać Cię na każdym kroku.
Skontaktuj się z nami, aby odkryć potencjał analityczny w Twojej organizacji!
Potrzebne licencje zależą od wybranej metody dystrybucji raportów. Do przesyłania plików PBIX wystarczy darmowa wersja Power BI Desktop. Power BI Service wymaga licencji Power BI Pro dla każdego użytkownika. W przypadku Power BI Premium lub Power BI Embedded konieczna jest licencja organizacyjna oraz Power BI Pro dla twórców raportów.
Tak, raporty Power BI są dostępne na urządzeniach mobilnych dzięki aplikacji Power BI Mobile. Użytkownicy mogą przeglądać raporty w dowolnym miejscu, pod warunkiem że mają odpowiedni dostęp do platformy Power BI Service lub Power BI Embedded.
Dane w raportach można zabezpieczyć, stosując funkcję zabezpieczeń na poziomie wiersza (row level security). Pozwala to na ograniczenie widoczności danych do wybranych użytkowników. Ta funkcja jest dostępna w Power BI Service oraz Power BI Premium, dzięki czemu raporty mogą być współdzielone bez obaw o ich poufność.
