Twój raport Power BI jest już gotowy, ale nie wiesz jak podzielić się nim ze swoją organizacją, zespołem lub Klientem? W poniższym artykule opisaliśmy 5 sposobów publikacji raportów w Power BI. Dowiesz się jakie są wady i zalety każdego z nich, których licencji potrzebujesz oraz ile one kosztują, tak abyś mógł dobrać najbardziej optymalne rozwiązanie.

1. Przesyłanie plików PBIX

Jest to najprostszy sposób przekazania raportu Power BI. Polega na zapisaniu raportu jako plik .PBIX oraz wysłaniu go do odbiorcy dowolnym kanałem (wiadomość email, komunikator itp.). Odbiorca otwiera plik docelowy przy użyciu programu Power BI Desktop. Jest to rozwiązanie szybkie i darmowe, jednak na tym kończą się pozytywne jego strony. Rozwiązanie to ciągnie za sobą wiele minusów. Pierwszym z nich jest brak kontroli wersji. Wysyłanie raportów między członkami zespołu powoduje namnożenie się plików lokalnych, co zdecydowanie zwiększa chaos w projekcie. Kolejnym minusem jest brak jakiejkolwiek kontroli nad modelem danych. Odbiorca zawsze otwiera plik w trybie edycji oraz ma wgląd zarówno to części raportowej, jak i do samego modelu. Dodatkowo nie mamy dostępu do takich funkcjonalności jak: automatyczne odświeżanie, zabezpieczenia na poziomie wiersza czy nadawanie uprawnień poszczególnym użytkownikom. Rekomendujemy tę metodę dla hobbystów pracujących przy projektach roboczych, ewentualnie przy zespołach dwuosobowych.

Zalety:

  • Darmowe zarówno dla twórcy jak i odbiorcy.
  • Wady:

  • Odbiorca musi mieć zainstalowany program Power BI Desktop.
  • Odbiorca zawsze otwiera raport w trybie edycji.
  • Brak kontroli nad modelem danych po stronie odbiorcy.
  • Brak automatycznego odświeżania.
  • Brak możliwości edycji reportu po jego wysłaniu.
  • Wymagana licencja: Power BI Free
    Dla kogo: hobbiści, zespoły do 2 osób
    Koszty:brak

    2. Publikacja w Obszarze Roboczym (Workspace) w PBI Service

    Jest to najbardziej popularny sposób dystrybucji raportów PBI. Polega na stworzeniu Obszaru Roboczego w Power BI Service (dostępny pod adresem https://app.powerbi.com/). Następnie raport można zarówno stworzyć bezpośrednio w PBI Service, jaki i zaimportować gotowy raport z pliku PBIX. Tak zaimportowany raport możemy teraz udostępniać innym użytkownikom wewnątrz naszej organizacji. Warto zauważyć, że w przypadku tego rozwiązania, nie tylko twórca, lecz każdy użytkownik (również odbiorca) musi mieć wykupioną licencję Power BI Pro.

    Takie rozwiązanie daje nam dużo dodatkowych możliwości. Jedną z nich jest nadawanie dostępu na odpowiednim poziomie. Możemy nadać dostęp na jednym z czterech poziomów:

  • osoba przeglądająca,
  • współautor,
  • członek,
  • administrator.

     
    Dodatkowym atutem jest automatyczne odświeżanie. Obszar roboczy daje nam możliwość zaplanowania odświeżania. Jeżeli nasze dane są często aktualizowane możemy ustalić harmonogram odświeżania (do 8 razy dziennie). O wybranych przez nas godzinach usługa połączy się ponownie ze źródłami danych i zaimportuje dane do modelu.
     
    Dużą zaletą jest też możliwość wprowadzenia Zabezpieczeń na poziomie wiersza (row level secuirty). Opcja ta może służyć do ograniczania dostępu do danych dla konkretnych użytkowników. Filtry ograniczają dostęp do danych na poziomie wiersza i można je definiować w ramach ról.

  • Ekran do planowania odświeżania.

    Publikowanie w obszarze roboczym to skuteczna metoda dystrybucji raportów Power BI wewnątrz organizacji. Wymienione powyżej plusy oraz stosunkowo niska cena licencji powodują, że sprawdzi się w ona w większości przypadków.
     

    Opcja dodatkowa: Publikowanie w aplikacji

    PBI Service umożliwia zbudowanie aplikacji na podstawie obszaru roboczego. Aplikacja jest podobnym sposobem publikacji jak Obszar Roboczy, jednak daje szersze możliwości nadawania dostępów oraz kontroli wersji. Wraz ze stworzeniem aplikacji otrzymujemy sposób na jej deployment wraz z trzema środowiskami: testowym, przedprodukcyjnym oraz produkcyjnym. Po opublikowaniu aplikacji otrzymujemy też proste środowisko front-endowe, w którym możemy ustalić motyw przewodni lub umieścić wartościowy link. Aplikacja pozwala również na udostępnianie raportów poza organizacje oraz dla użytkowników z licencją PBI Free, jednak wymaga to licencji Power BI Premium – zostanie to opisane w ostatnim akapicie.
     

    Ekran do zarządzania wydaniami.


    Rekomendujemy używanie aplikacji przy dużych projektach z szerokim gronem odbiorców.

    Zalety:

  • Kontrola nad dostępami do raportu.
  • Automatyczne odświeżanie raportu (do 8 razy dziennie).
  • Możliwość współpracy wielu użytkowników nad jednym raportem.
  • Odbiorca nie musi instalować dodatkowego oprogramowania do przeglądania raportów.
  • Możliwość nadawania odpowiednich uprawnień.
  • Zabezpieczenia na poziomie wiersza.
  • Kontrola wersji w aplikacji.
  • Wady:

  • Każdy użytkownik (zarówno twórca jak i odbiorca) potrzebuje wykupionej licencji Power BI PRO.
  • Wymagana licencjaPower BI Pro
    Dla kogo: większość scenariuszy dla zespołów do 500 osób
    Koszty:8,30 euro/mc dla każdego twórcy oraz odbiorcy

    3. Publikacja w internecie (publicznie)

    Publiczne udostępnienie raportu to najlepszy sposób dystrybucji, gdy nie musimy martwić się o to, kto ma dostęp do naszych danych. Na pewno olbrzymią zaletą jest możliwość przedstawienia raportu dowolnej osobie, która nie musi nawet posiadać konta Microsoft. Wadą oczywiście jest brak jakiekolwiek kontroli nad tym, kto może zobaczyć nasz raport. Ten sposób dystrybucji raportów został przez nas wykorzystany podczas publikacji wyników biegu firmowego oraz przykładowego raportu sprzedażowego. Jeżeli publikujesz raport zawierający tylko dane publiczne i zależy Ci aby dotrzeć do szerokiego grona to prawdopodobnie będzie to odpowiedni sposób dystrybucji.

    Zalety:

  • Niewymagana licencja dla odbiorcy.
  • Możliwość osadzenia raportu na stronie internetowej.
  • Wady:

  • Brak jakiejkolwiek kontroli nad dostępem do raportu.
  • Wymagana licencjaPower BI Pro
    Dla kogo: tylko w przypadku dystrybucji danych publicznie dostępnych
    Koszty:8,30 euro/mc dla każdego twórcy

    4. Osadzanie przy użyciu Power BI Embedded

    Osadzanie przy użyciu Power BI Embedded najlepiej sprawdza się w przypadku, gdy organizacja chce osadzić swój raport w dedykowanej aplikacji. Raporty dalej tworzone są w Obszarach Roboczych w Power BI service, jednak docelowi użytkownicy przeglądają je w aplikacjach zewnętrznych. Ogromnym plusem jest brak potrzeby zakupu licencji dla odbiorców. Wymagana są jedynie licencje Power BI PRO dla twórców oraz jedna licencja Power BI Embedded. Oczywiście cena Embedded jest adekwatna do swoich możliwości i zaczyna się od 620 Euro/mc. W tej cenie dostajemy najsłabszą moc obliczeniową, którą możemy zwiększyć za dodatkową opłatą. Pełen cennik możemy zobaczyć pod tym adresem.
     
    Microsoft udostępnił również swój projekt PBIE Playground, w którym każdy może przetestować jak wygląda środowisko Embedded. Warto zauważyć, że jest to miejsce w którym można modyfikować raporty PBI z poziomu kodu, co udostępnia bardzo elastyczne rozwiązania.
     
    Power BI Embedded nie pozwala użytkownikowi końcowemu na modyfikowanie raportów, może on przeglądać tylko to co stworzą twórcy. Warto mieć to na uwadze, jeżeli zależy nam aby użytkownik końcowy mógł tworzyć raporty ad-hoc.
     
    PBI Embedded to najlepszy sposób dystrybucji raportów, które chcemy osadzać w dedykowanych aplikacjach oraz gdy nie zależy nam na modyfikowaniu raportów przez użytkowników końcowych.

    Zalety:

  • Możliwość osadzenia w customowej aplikacji.
  • Brak potrzeby kupowania licencji dla każdego użytkownika.
  • Możliwość edycji raportów z poziomu kodu.
  • Wady:

  • Brak możliwości edycji raportów przez odbiorców.
  • Twórcy wciąż wymagają licencji Power BI Pro.
  • Możliwe problemy z wydajnością przy niskim poziomie licencji.
  • Wymagana licencjaPower BI Embedded
    Dla kogo: Organizacje używające customowych aplikacji.
    Koszty:620-20000 euro/mc na organizacje +8,30 euro/mc na twórcę

    5. Power BI Premium

    Power BI Premium daje wszystkie możliwości, o których czytaliśmy w poprzednich sposobach, a także dużo więcej. Największym plusem jest potrzeba wykupienia tylko jednej licencji, tak aby każdy użytkownik w organizacji mógł dowolnie korzystać z wszystkich możliwości Power BI. Z Power BI Premium możemy publikować w Obszarach Roboczych, Aplikacjach, osadzać w zewnętrznych aplikacjach i potrzeba na to tylko jednej licencji. Dodatkowo otrzymujemy takie możliwości jak: niemeliorowane odświeżanie danych, wyższe limity danych oraz możliwość generowania Raportów podzielonych na strony (paginated reports). Podczas publikowania w aplikacji, mamy również możliwość udostępniania reportów poza organizacje. Koszty Power BI Premium zaczynają się od 4212 euro/mc, więc zazwyczaj zaczynają się opłacać w przypadkach 500 użytkowników lub więcej.

    Zalety:

  • Jedna licencja na wszystkich użytkowników.
  • Większa pojemność danych.
  • Nielimitowane odświeżanie
  • Paginated Reports.
  • Udostępnianie poza organizację.
  • Wady:

  • Wyższa cena.
  • Wymagana licencjaPower BI Pro
    Dla kogo: Zespoły powyżej 500 użytkowników.
    Koszty:od 4212 euro/mc na organizacje

    Jeżeli potrzebujesz profesjonalnej pomocy przy tworzeniu lub dystrybucji raportów, to możesz skorzystać ze wsparcia ekspertów firmy QBICO, którzy pomogą rozwiązać Twoje problemy oraz doradzą najlepsze rozwiązania biznesowe. Zapraszamy do kontaktu!

    Autor wpisu: Kamil Szpyrka