Automatyzacja rozliczeń – system billingowy

Automatyczne rozliczenia – najważniejsze korzyści

Kluczową korzyścią wynikającą z wdrożenia systemu billingowego jest automatyczna obsługa rozliczeń, co przekłada się na znaczącą oszczędność czasu i pieniędzy. Pracownicy są zwolnieni z monotonnych zadań i mogą skupić się na bardziej strategicznych projektach. Dodatkowo, dzięki zmniejszeniu ryzyka pomyłek ludzkich, Twoja firma może cieszyć się bardziej wiarygodnymi i precyzyjnymi danymi finansowymi.

• Oszczędność czasu i pieniędzy – system billingowy pozwala na szybkie i dokładne obliczanie, weryfikowanie i przekazywanie płatności między stronami, eliminując potrzebę ręcznej interwencji i redukując ryzyko błędów ludzkich. Sprawniejsze wystawianie dokumentów powoduje szybszy spływ należności od klientów.
• Poprawa jakości obsługi klienta – system billingowy zapewnia terminowe i bezbłędne wystawianie faktur i raportów, a także łatwy dostęp do danych i historii rozliczeń dla klientów, co zwiększa ich zaufanie i satysfakcję. Bezbłędnie wystawione za każdym razem faktury to zdecydowanie mniejsza szansa wystąpienia nieporozumień na linii przedsiębiorstwo – klient. Zdecydowanie minimalizuje to także konieczność wystawiania faktur korygujących.
• Lepsze zarządzanie relacjami z dostawcami i partnerami biznesowymi – systemy billingowe dzięki automatyzacji rozliczeń ułatwiają terminowe dokonywanie płatności i przejrzystą komunikację z dostawcami i partnerami, co poprawia jakość współpracy i wzmacnia lojalność.
• Zwiększenie bezpieczeństwa i zgodności danych – system billingowy eliminuje ryzyko utraty, kradzieży lub uszkodzenia dokumentów papierowych, ponieważ wszystkie dane są przechowywane w formie elektronicznej. Ułatwia to również adaptację do zmieniających się przepisów i wymogów prawnych, ponieważ systemy są aktualizowane i dostosowywane do obowiązujących standardów prawnych (które jak wiadomo mogą zmieniać się dynamicznie). Dodatkowa korzyść to pełne śledzenie i rozliczalność procesów, co ułatwia kontrolę i nadzór nad finansami firmy.
• Elektroniczna wysyłka dokumentów – systemy billingowe mogą również realizować wysyłkę dokumentów pocztą elektroniczną lub przekazywać je do lokalizacji sieciowych kontrahentów zawartych np. w systemie CRM. Dla zwiększenia bezpieczeństwa danych, wysyłane dokumenty mogą być dodatkowo szyfrowane w celu ochrony przed dostępem osób nieuprawnionych. Pozwala to uzyskać dwie korzyści: wyeliminowanie ryzyka błędu ludzkiego przy wysyłce ręcznej (wysyłka na niewłaściwy adres) oraz ryzyka nieuprawnionego dostępu do danych w ramach organizacji klienta.
• Spójność danych – w zależności od potrzeb, w ramach automatycznych rozliczeń przygotowanych przez system billingowy mogą być również generowane załączniki uszczegóławiające dokumenty dla klientów. Załączniki generowane są według jasno określonych reguł na podstawie tych samych danych, co dokumenty. Nie występują więc sytuacje, w których dokument nie jest zgodny z załącznikiem.
• Standaryzacja treści dokumentów i raportów – w ramach prac definiowane są m.in. standardowe opisy pozycji faktur oraz nazwy kolumn w raportach i/lub załącznikach. Dzięki temu ułatwione jest grupowanie i analizowanie danych, co otwiera drogę do wdrożenia zaawansowanych narzędzi, np. Power BI.

Jak działa system billingowy?

Proces automatyzacji rozliczeń z wykorzystaniem systemu billingowego rozpoczyna się od integracji naszej aplikacji z systemami wewnętrznymi firmy. Aplikacja pobiera dane z relacyjnej bazy danych i na ich podstawie automatycznie generuje niezbędne dokumenty w systemie ERP.

Następnie, za pomocą mechanizmów utworzonych zgodnie z wymaganiami klienta, tworzone są szczegółowe raporty, które są automatycznie dystrybuowane do odpowiednich odbiorców. Zarówno dokumenty i raporty stanowiące załączniki do nich, jak i raporty tworzone osobno na potrzeby klientów mogą być automatycznie szyfrowane i wysyłane elektronicznie na adresy określone np. w systemie CRM. W ten sposób cały proces rozliczeniowy odbywa się sprawnie i bez konieczności ręcznego przetwarzania danych.

Dlaczego warto inwestować w system billingowy?

System billingowy to nie tylko oszczędności, ale także większa kontrola nad procesami finansowymi. Wspólne repozytorium danych, będące produktem automatyzacji, służy jako niezawodne źródło informacji dla wszystkich działów firmy. Umożliwia raportowanie i tworzenie analiz w czasie rzeczywistym – na ich podstawie możliwe jest podejmowanie optymalnych decyzji biznesowych. Efektem jest lepsze zarządzanie finansami i usprawnienie procesów biznesowych.

Warto także podkreślić, że wdrożenie systemu billingowego znacznie zmniejsza ryzyko popełnienia błędów przy rozliczeniach, których trudno uniknąć przy pracy człowieka (zwłaszcza na dużych zbiorach danych). W takich sytuacjach i w przypadku dużej liczby klientów, faktur i raportów może pojawić się zamieszanie, które powoduje spadek zaufania klientów, a także opóźnianie płatności. Automatyczne rozliczenia sprawiają, że problemy tego rodzaju znikają całkowicie lub ryzyko ich wystąpienia spada do minimum.

Automatyczne rozliczanie to jeden z przykładów narzędzi z grupy finance automation, w które może zainwestować firma o w zasadzie dowolnej wielkości i działająca w każdym obszarze. Dla kadry zarządzającej to szereg dodatkowych korzyści:

• Dokładna analityka – błędy przy manualnych rozliczeniach są czymś naturalnym, jednak nawet sporadycznie występujące mogą wpływać negatywnie na dokładność i trafność przeprowadzanych analiz finansowych. Warto zauważyć, że spójny system rozliczeń otwiera drzwi do skutecznego stosowania rozwiązań analitycznych, takich, jak np. Power BI. Dokładne i w pełni poprawne dane finansowe to lepsze decyzje biznesowe i tym samym zwiększenie konkurencyjności na rynku.
• Większa płynność finansowa – przewidywalny i precyzyjnie działający system rozliczający to dla klientów sygnał, że firma profesjonalnie i z pełną powagą podchodzi do kwestii finansowych. Automatyczne wystawianie dokumentów sprawia, że klienci szybciej regulują płatności, co przekłada się z kolei na lepszą płynność finansową przedsiębiorstwa. Profesjonalny wizerunek to ważna dodatkowa korzyść.
• Lepsza organizacja pracy – nawet kilkadziesiąt faktur do wystawienia oznacza godziny stracone na tym żmudnym zadaniu przez jednego lub, co gorsza, kilku pracowników. Do tego może dochodzić także ewentualne prostowanie błędów, które siłą rzeczy prędzej czy później się pojawią. Gdy powyższe problemy znikają, można lepiej zorganizować pracę pozostałych zatrudnionych osób i powierzyć im zadania, których nie można tak łatwo zautomatyzować.

Kiedy warto skorzystać z usługi automatycznych rozliczeń?

System billingowy to powszechne rozwiązanie w dziedzinach, gdzie konieczne jest regularne prowadzenie odczytów zużycia danych mediów i wystawianie na tej podstawie faktur – w energetyce, ciepłownictwie oraz wodociągach. W praktyce dostosowanie takiego systemu do potrzeb niemal dowolnej firmy nie jest problemem, o ile dysponuje się odpowiednim zapleczem technicznym oraz doświadczeniem. Wielkość przedsiębiorstwa nie ma przy tym znaczenia, chociaż największą korzyść odniosą większe firmy wystawiające ponad 100 faktur miesięcznie – w takim przypadku automatyzacja obliczeń jest w zasadzie nieodzowna. Jednakże również w przypadku mniejszych firm i niższego zapotrzebowania można dostrzec wiele korzyści.

Rozliczenia automatyczne mogą przydać się w przypadku różnych systemów naliczania opłat i rodzajów generowanych kosztów. Kalkulacja cen transportu, dynamicznie zmieniające się taryfy i przepisy prawne, obsługa kaucji, rozliczenia za wynajem – to wszystko wymaga specyficznego podejścia do obsługi finansów. Odpowiednio dopasowany moduł rozliczający jest w stanie nie tylko procesować tego typu dane, ale też generować dokumenty związane z płatnościami i przedstawiać je w przejrzystej dla klientów oraz partnerów formie, co z pewnością zostanie przez nich docenione.

Automatyczny program rozliczający to dobry wybór w przypadku firm zmagających się z brakami kadrowymi lub niedostatecznie przeszkolonym personelem. W takim przypadku nie ma konieczności powierzania rozliczeń człowiekowi (co w przypadku kilkudziesięciu lub więcej faktur jest w stanie zabrać bardzo wiele czasu i obarczone jest wysokim ryzykiem popełnienia błędów), a to umożliwia przydzielenie go do innych obowiązków.

W niektórych przypadkach mogą pojawiać się obawy, że tak przeprowadzana automatyzacja procesów może doprowadzić do odbierania pracy ludziom. Nie ma ku temu jednak obaw – systemy billingowe powstały po to, by odciążać pracowników od obowiązków monotonnych i zajmujących czas. Efektem jest zatem także lepsze wykorzystanie wkładu wnoszonego przez pracowników, szybszy ich rozwój oraz znacznie zwiększona motywacja do pracy.

Dlaczego warto nam zaufać?

QBICO to grupa specjalistów, których celem jest tworzenie rozwiązań pozwalających na optymalne wykorzystywanie danych generowanych w toku działania przedsiębiorstw. Wiemy, że automatyzacja i inne usprawnienia w dziedzinie danych mogą na wielu polach wpływać pozytywnie na działalność firmy. Po pierwsze dane te, po odpowiednim przetworzeniu i poddaniu analizie, mogą stanowić źródło cennych informacji przyczyniających się do rozwoju firmy. Z drugiej zaś strony sprawny obieg danych powstających w toku codziennego funkcjonowania przedsiębiorstwa to duże ułatwienie w zarządzaniu i optymalizowaniu innych procesów. Automatyzacja procesów biznesowych i wspieranie decyzji kadry zarządzającej to jedna z naszych podstawowych misji.

Działamy od 2007 roku i przez ten czas wykonaliśmy wiele projektów Business Intelligence, które pomogły firmom działającym w różnych branżach. Zaprojektowanie i wdrożenie nowych adekwatnych rozwiązań w dziedzinie BI dla niemal dowolnego przedsiębiorstwa nie stanowi dla nas zatem problemu. Współpracujemy zarówno z podmiotami krajowymi, jak też zagranicznymi. Działamy w oparciu o dobrą komunikację, wzajemny szacunek, odpowiedzialność i chęć ciągłego rozwoju. Nasze rozwiązania opracowujemy kompleksowo – począwszy od analizy, przez projekt i wdrożenie, skończywszy na utrzymaniu usług i szkoleniach.

Naszym dużym atutem jest utrzymywana przez nas równowaga między podejściem biznesowym a umiejętnościami stosowania najnowszych technologii. Przy każdej współpracy naszym priorytetem jest dogłębne poznanie sposobów działania i branży naszego partnera. Potwierdzeniem tego są przychylne recenzje naszych klientów.

Automatyzacja procesów finansowych – szereg korzyści dla każdej firmy

System billingowy pozwalający na automatyzację rozliczeń to nowoczesne rozwiązanie, które przynosi organizacjom znaczące korzyści, w tym poprawę efektywności i spójność danych finansowych. Jeżeli szukasz sposobu, aby zoptymalizować procesy w swojej firmie, warto rozważyć wprowadzenie systemu billingowego jako kluczowego elementu strategii rozwoju.

Zapraszamy do skontaktowania się z nami – w trakcie pierwszej rozmowy chętnie ustalimy podstawowe założenia i oczekiwania nowego projektu. Jesteśmy elastyczni – dopasowanie się do Twoich potrzeb to podstawa, w naszej pracy optymalizujemy także liczebność i skład pracującego zespołu, rozliczając się wyłącznie z poświęconego czasu pracy. Działamy przy tym według metodologii zwinnego zarządzania projektami, która pozwala nam na bieżąco reagować na wszelkie zmiany zachodzące w projekcie. Zachęcamy zatem do skorzystania z naszego formularza kontaktowego lub jednej z podanych na naszej stronie form kontaktu.

Najczęściej zadawane pytania

Zainteresowała Cię nasza oferta?

Jeśli chciałbyś zautomatyzować rozliczeń w swojej organizacji skontaktuj się z nami przy pomocy formularza kontaktowego, a nasi konsultanci doradzą Ci optymalne rozwiązanie.