17.05.2024
Bieg Firmowy 2024 – wyniki w Power BI
W artykule znajdziesz podsumowanie wyników Biegu Firmowego 2024 w Power BI.
Dział controllingu jest istotnym ogniwem funkcjonowania wielu firm. Odpowiednie zarządzanie budżetem, tworzenie prognoz oraz kontrastowanie faktów z przewidywaniami wpływa na ogólną kondycję organizacji. Controllingowcy, lub jak kto woli – kontrolingowcy, zajmują się również wspieraniem kadry zarządzającej w nadzorowaniu porządku finansowego, analizą kluczowych wskaźników oraz kontrolowaniem kosztów, rentowności i marż. Odpowiedzialne wyzwania, które stoją przed pracownikami, wymagają stosowania odpowiednich narzędzi. W jaki sposób można usprawnić pracę działu controllingu?
Doskonałym sposobem na podniesienie efektywności pracy działu controllingu jest zastosowanie narzędzia Microsoft Power BI, które usprawnia raportowanie i pomaga wizualizować, łączyć i krzyżować dane w taki sposób, by były wartościowym źródłem wiedzy dla osób decyzyjnych. W prawidłowo zorganizowanym scenariuszu postępowania pracownicy działu controllingu otrzymują raporty przygotowane przez analityków, którzy dbają o poprawność danych. Przejrzyste, intuicyjne i atrakcyjnie wyglądające wizualizacje ułatwiają odczytywanie wyników i pozwalają controllingowcom na swobodną ich interpretację.
Najlepszym sposobem na uporządkowanie danych, które na późniejszym etapie mają zostać poddane analizie i interpretacji, jest utworzenie hurtowni danych lub bazy integrującej. Repozytorium stanie się wówczas źródłem bezpośrednio zasilającym narzędzie Microsoft Power BI. Informacje zawarte w systemie Finansowo-Księgowym, systemach wspierających działalność operacyjną oraz plikach Excel (budżety, rozdzielniki kosztów, dane wrażliwe), zostają oczyszczone i poddane transformacji. Umożliwia to skonsolidowanie ich w jedno wartościowe źródło wiedzy.
Dane importowane do Microsoft Power BI przedstawiane są w tabeli transakcji w sposób nienarastający. W trakcie prac osób odpowiedzialnych za raportowanie, często pojawia się potrzeba prezentacji danych w sposób narastający. Power BI oferuje gotową, zdefiniowaną funkcję, która pozwala obliczać wartości w ten sposób. Dane mogą być przedstawione narastająco w każdym kolejnym miesiącu i zresetowane od kolejnego roku kalendarzowego/obrotowego. Jeśli chcemy, aby dane narastały w nietypowy sposób, możemy utworzyć miarę samodzielnie, nie korzystając z gotowej funkcji dostępnej w programie.
Jednym z zadań pracowników działu controllingu jest przygotowanie budżetu na cały rok. Z początkiem nowego okresu rozliczeniowego zaczynają pojawiać się dokumenty, które z czasem weryfikują słuszność przyjętych założeń. Przechodzimy w ten sposób do planowania krótkoterminowego i opracowujemy prognozy, które są połączeniem wykonania z planem dla przyszłych okresów. Dane rzeczywiste zgromadzone w hurtowni danych mogą być wykorzystywane wielokrotnie dla sporządzenia różnych scenariuszy – neutralnego, pesymistycznego czy optymistycznego. Power BI pozwala na efektywne zarządzanie prognozami, bez konieczności powielania tych samych danych jeszcze na poziomie hurtowni danych. Dynamiczne wykorzystanie ich w Power BI pozwala oszczędzić zasoby infrastruktury IT (miejsce na dysku, obciążenie sieci itp.), a co za tym idzie, ograniczyć koszty. Eliminujemy również ryzyko błędu przy kopiowaniu danych z jednej prognozy na inną.
Kolejne wyzwania przed pracownikami działu controllingu pojawiają się w momencie, gdy firma funkcjonuje w wielu krajach. Plany, wykonania oraz prognozy należy wówczas prezentować w różnych walutach. Analiza porównawcza kosztów i przychodów w poszczególnych państwach wymaga także automatycznej konwersji między walutami w oparciu o kurs wymiany obowiązujący danego dnia. Power BI umożliwia przeliczanie danych na poziomie raportowania w sposób automatyczny, bez konieczności przechowywania dodatkowych megabajtów informacji. Funkcjonalność pozwala również dokonywać analiz porównawczych kosztów oraz przychodów w różnych walutach jeszcze przed wejściem na nowe rynki. Mamy więc możliwość oddolnego planowania w walucie lokalnej i raportowania w walucie przyjętej przez grupę (właściciela).
Rozwiązanie jest bardzo pomocne w organizacjach działających w środowisku wielowalutowym, ponieważ ułatwia komunikację menadżerom wyższego szczebla, którzy często posługują się jedną walutą korporacyjną.
Podczas analizy porównawczej wykonania z założeniami budżetowymi, często pojawia się potrzeba zidentyfikowania przyczyny odchylenia. Power BI oferuje mechanizm, który umożliwia analizowanie szczegółowych zapisów księgowych składających się na dane wartości, co przybliża nas do odpowiedzi na pytanie: “dlaczego powstało odchylenie?”. W kolejnym kroku mamy z kolei materiał do podjęcia działań korygujących.
Jak pokazują powyższe przykłady, narzędzie Microsoft Power BI nie służy tylko i wyłącznie do wizualizacji danych. Odpowiednia optymalizacja i dostosowanie programu pozwalają pracownikom działu controllingu dokonywać z poziomu Power BI wartościowych przeliczeń w kontekście zarządzania finansami firm. Formuły umożliwiają zoptymalizowanie przetwarzania danych i pozwalają uniknąć kosztownych przekształceń.
Więcej wartościowej wiedzy dotyczącej wykorzystania programu Microsoft Power BI w controllingu przekazali eksperci QBICO podczas jednego z webinarów cyklu BI przy kawie. Napisz na qbico@qbico.pl, aby uzyskać dostęp do nagrania.
