Współcześni przedsiębiorcy, głównie z uwagi na panujące obecnie rosnące oczekiwania względem podwyższonej dynamiki rozwoju, poszukują nowych i efektywnych sposobów poprawy atrakcyjności finansowej w oczach akcjonariuszy. Jednym z najważniejszych obszarów, który zyskuje na znaczeniu w strategiach zarządzania, są Wartości Niematerialne i Prawne (WNiP). Traktowanie prac rozwojowych jako WNiP pozwala przedsiębiorstwom nie tylko lepiej odzwierciedlić rzeczywiste koszty i korzyści ich działań, ale również zoptymalizować obciążenia podatkowe i poprawić prezentację finansową. Przeanalizujmy w artykule zarówno korzyści, jak i wyzwania związane z efektywnym zarządzaniem i raportowaniem WNiP.
W ramach działalności firm istnieje możliwość, a czasem również konieczność, traktowania wytworzonych rozwiązań jako elementów majątku (aktywów). Od strony finansowej oznacza to uznanie wytworzonego oprogramowania za składnik Wartości Niematerialnych i Prawnych (dalej: WNiP). Proces ten, mimo powszechnego gospodarczego wykorzystania, bywa dość skomplikowany, dlatego zajmiemy się nim w niniejszym artykule.
Wartości niematerialne i prawne (WNiP) to kategoria praw majątkowych nabytych lub uzyskanych na innej zgodnej z prawem podstawie (również oddane na podstawie umowy najmu) przez jednostkę i zaliczane do aktywów trwałych. WNiP mogą przynosić korzyści ekonomiczne w przewidywanym okresie użyteczności przekraczającym rok. Ponadto są to prawa lub wartości na potrzeby jednostki, które można wykorzystać gospodarczo, zarówno w swojej bieżącej działalności, jak i w dłuższej perspektywie strategicznej.
Traktowanie oprogramowania jako WNiP rodzi za sobą konsekwencje finansowe, które mogą być korzystne z punktu widzenia zarządzających firmą. Przede wszystkim nakłady poniesione na stworzenie WNiP stają się składnikiem aktywów, co oznacza, że rośnie wartość aktywów w bilansie podmiotu. Ma to wpływ na zwiększenie wiarygodności organizacji z punktu widzenia np. banków udzielających kredytu lub firm leasingowych. Często również potencjalni inwestorzy zwracają uwagę na sumę aktywów – im większa, tym firma jest cenniejsza.
Inną korzyścią jest lepsze odzwierciedlenie pożytku dla działalności firmy, jakie daje wdrożenie danego programu informatycznego. Zwykle jest tak, że na przykład przez rok trwa projekt, a jego efektem jest aplikacja, która będzie używana przez następne 5 lat. Przy tradycyjnym podejściu firma przez pierwszy rok będzie ponosiła koszty stworzenia programu, co odbije się mocno na bieżących wynikach. Później jednak przez 5 lat używanie tej aplikacji nie będzie odzwierciedlane w kosztach działalności. Wydaje się więc, że podzielenie kosztów wytworzenia programu proporcjonalnie na cały planowany okres jego używania urealnia wyniki firmy. Pozwala rozłożyć niejako na raty ponoszony koszt, podobnie jak to jest w przypadku leasingu czy spłaty kredytu.
Traktowanie nakładów na tworzone oprogramowanie jako WNiP może przynieść jeszcze jedną korzyść z punktu widzenia właścicieli firmy. Jeśli na przykład w danym roku ponieśliśmy w tradycyjnym modelu nakłady na wytworzenie oprogramowania o wartości 1 500 000 PLN, to o tyle niższy będzie zysk firmy i ewentualna dywidenda dostępna dla właścicieli. Jeśli jednak całość tych wydatków potraktujemy jako capex (nakłady na wytworzenie WNiP), to nie pojawią się one w kosztach w danym roku, co wpłynie pozytywnie na zysk i dywidendę. Wartość tych nakładów będzie równomiernie doliczana w formie amortyzacji do kosztów przez przewidywany okres użytkowania aplikacji, na przykład 5 lat.
W celu właściwego określenia wartości poniesionych nakładów na WNiP konieczne jest raportowanie wiarygodnych danych do księgowości. Tego typu nakładami mogą być między innymi wynagrodzenia pracowników lub współpracowników b2b. Zwykle jest jednak tak, że dana osoba nie poświęca całości swojego czasu pracy w miesiącu na pojedynczy projekt. Powstaje zatem konieczność określenia w jakiej części przypisać jej czas, a tym samym koszt do odpowiednich projektów. Wiele firm korzysta ze specjalistycznego oprogramowania określanego po angielsku time tracker, pozwalającego ewidencjonować czas pracy poszczególnych pracowników i współpracowników poświęcony na realizację projektów i zadań. Nie zawsze jednak dane zbierane w takim oprogramowaniu są dokładnie tym, czego potrzebuje księgowość, żeby dokonać właściwych zapisów.
Przykładowo: dla osób zatrudnionych na etacie potrzebny jest podział procentowy ich czasu pracy na projekty, a dla współpracowników b2b księgowość oczekuje podania iloczynu liczby godzin i stawki godzinowej. W takiej sytuacji comiesięczne przygotowanie zestawień dla księgowości staje się kłopotliwe – wymaga łączenia danych z kilku źródeł w celu uzyskania raportu spełniającego specyficzne wymagania.
Capex (capital expenditure) i opex (operating expense) to dwa fundamentalne pojęcia w finansach i rachunkowości, odnoszące się do różnych rodzajów wydatków przedsiębiorstwa.
Rozróżnienie między capex a opex ma kluczowe znaczenie dla zarządzania cash flow, planowania podatkowego oraz strategii inwestycyjnych przedsiębiorstwa. Zagadnienie to ma szczególnie duże znaczenie w przypadku wartości niematerialnych i prawnych.
Wszystkie firmy prowadzące wewnętrzne projekty przekładające się na wytworzenie wartości niematerialnych i prawnych, którym zależy na urealnieniu wyników finansowych. Właściciele przedsiębiorstw często nie zdają sobie sprawy, że sama zmiana sposobu księgowania może mieć tak istotny wpływ na zysk i dywidendę. Poniżej prosty przykład.
Założenia:
Przychody i koszty ogólne każdego roku rosną o 10%
Dla lepszego zobrazowania nakłady na WNiP ponoszone są tylko w 2023 roku
Aplikacja będzie używana przez 5 lat
Wartość aktywów innych niż WNiP wynosi 2 000 000
| 2023 | 2024 | 2025 | 2026 | 2027 | 2028 | razem | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Przychody | 10 000 000 | 11 000 000 | 12 100 000 | 13 310 000 | 14 641 000 | 16 105 100 | 77 156 100 |
| Koszty ogólne | 8 000 000 | 8 800 000 | 9 680 000 | 10 648 000 | 11 712 800 | 12 884 080 | 61 724 880 |
| Nakłady na WNiP | 1 500 000 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 500 000 |
| Amortyzacja | 0 | 300 000 | 300 000 | 300 000 | 300 000 | 300 000 | 1 500 000 |
| Zysk: wariant 1. (nakłady na WNiP = koszty) | 500 000 | 2 200 000 | 2 420 000 | 2 662 000 | 2 928 200 | 3 221 020 | 13 931 220 |
| Zysk: wariant 2. (nakłady na WNiP = aktywa) | 2 000 000 | 1 900 000 | 2 120 000 | 2 362 000 | 2 628 200 | 2 921 020 | 13 931 220 |
| Suma aktywów: wariant 1. (nakłady na WNiP = koszty) | 2 000 000 | 2 000 000 | 2 000 000 | 2 000 000 | 2 000 000 | 2 000 000 | n/d |
| Suma aktywów: wariant 2. (nakłady na WNiP = aktywa) | 3 500 000 | 3 200 000 | 2 900 000 | 2 600 000 | 2 300 000 | 2 000 000 | n/d |
Zmiana dokonana jedynie na poziomie księgowym powoduje, że zysk w 2023 r. rośnie o wartość nakładów na WNiP. Oczywiście, w ogólnym rozrachunku, czyli dla całego analizowanego okresu, łączny zysk w obu wariantach jest taki sam, ale kluczowe w tym wypadku jest jego rozłożenie w czasie. Złotówka otrzymana dzisiaj ma zdecydowanie większą wartość niż złotówka obiecana za 5 lat.
Dodatkowo istotnym czynnikiem jest wzrost wartości aktywów, co może mieć pozytywny wpływ na postrzeganie firmy przez ewentualnych inwestorów.
QBICO ma wieloletnie doświadczenie w opracowaniu, wdrożeniu i utrzymaniu hurtowni danych. Dzięki temu tworzymy dla naszych klientów systemy zbierające i łączące dane z różnych źródeł (time tracker, CRM, system księgowy, pliki Excel itp.). Umożliwia to sprawne i szybkie przygotowanie wiarygodnych zestawień i raportów, również takich, na podstawie których będzie możliwe księgowanie nakładów na WNiP.
QBICO oferuje usługę pozwalającą na zautomatyzowanie raportowania niezbędnego do właściwego rozliczania nakładów na Wartości Niematerialne i Prawne. Posiadamy gotowy prefabrykat raportu, co gwarantuje szybkie i sprawne wdrożenie automatyzacji.
Wykorzystanie hurtowni danych porządkuje zagadnienia związane z raportowaniem w firmie. Ułatwia przygotowanie raportów wymagających łączenia danych pochodzących z różnych systemów (CRM, timetracker, system księgowy itp.) w różnej formie (bazy danych, pliki Excel, csv, xml itp.).
Hurtownia danych w znacznym stopniu ułatwia wdrożenie traktowania nakładów na oprogramowanie jako WNiP. Z kolei traktowanie nakładów na stworzenie oprogramowania jako WNiP umożliwia lepszą kontrolę nad wynikami firmy oraz poprawia jej wizerunek wśród instytucji finansowych oraz inwestorów.
Więcej o hurtowniach danych można przeczytać na naszej stronie internetowej – tutaj.
Ekspert, wsad merytoryczny: Michał Domaraczenko
Do stworzenia raportu niezbędny jest system rejestrujący czas pracy, który pozwala przypisać czas do konkretnych projektów. W przypadku braku odpowiednich raportów z time trackerów można zastosować hurtownię danych do zautomatyzowania procesu. QBICO oferuje usługi tworzenia systemów raportowania, które integrują dane z różnych źródeł.
WNiP to wydatki przyczyniające się do powstania lub wytworzenia wartości niematerialnych, takie jak systemy raportowania czy koszty prac rozwojowych. Wydatki te mogą obejmować wynagrodzenia i koszty usług zewnętrznych, które są proporcjonalne do czasu pracy poświęconego na projekt.
Wydatki na wynagrodzenia pracowników pracujących nad projektem mogą być traktowane jako element CAPEX. Adekwatna ewidencja czasu pracy, zapewniająca szczegółowe dane o czasie poświęconym na poszczególne zadania, jest kluczowa do obliczenia tych nakładów.
