Prace rozwojowe jako składnik Wartości niematerialnych i prawnych (WNiP)

Potrzeba biznesowa a WNiP

W ramach działalności firm istnieje możliwość, a czasem również konieczność, traktowania wytworzonych rozwiązań jako elementów majątku (aktywów). Od strony finansowej oznacza to uznanie wytworzonego oprogramowania za składnik Wartości niematerialnych i prawnych (dalej: WNiP). Traktowanie programu jako WNiP rodzi za sobą konsekwencje finansowe, które mogą być korzystne z punktu widzenia zarządzających firmą. Przede wszystkim nakłady poniesione na stworzenie WNiP stają się składnikiem aktywów, co oznacza , że rośnie wartość aktywów w bilansie. Ma to wpływ na zwiększenie wiarygodności organizacji z punktu widzenia np. banków udzielających kredytu lub firm leasingowych. Często również potencjalni inwestorzy zwracają uwagę na sumę aktywów – im większa, tym firma jest cenniejsza.
 
W terminologii finansowej nakłady na stworzenie aktywów trwałych, w tym WNiP, określa się również jako capex (capital expenditure), w odróżnieniu od kosztów bieżących – opex (operating expense).
Inną korzyścią jest lepsze odzwierciedlenie pożytku dla działalności firmy jakie daje wdrożenie danego programu informatycznego. Zwykle jest tak, że na przykład przez rok trwa projekt, jego efektem jest aplikacja, która będzie używana przez następne 5 lat. Przy tradycyjnym podejściu firma przez pierwszy rok będzie ponosiła koszty stworzenia programu, co odbije się mocno na bieżących wynikach. Później jednak przez 5 lat używanie tej aplikacji nie będzie odzwierciedlane w kosztach działalności. Wydaje się jednak, że podzielenie kosztów utworzenia programu proporcjonalnie na cały planowany okres jego używania urealnia wyniki firmy. Pozwala rozłożyć niejako na raty ponoszony koszt, podobnie jak to jest w przypadku leasingu czy spłaty kredytu.
 
Traktowanie nakładów na tworzone oprogramowanie jako WNiP może przynieść jeszcze jedną korzyść z punktu widzenia właścicieli firmy. Jeśli na przykład w danym roku ponieśliśmy w tradycyjnym modelu nakłady na wytworzenie oprogramowania o wartości 1 500 000 PLN, to o tyle niższy będzie zysk firmy i ewentualna dywidenda dostępna dla właścicieli. Jeśli jednak całość tych wydatków potraktujemy jako capex, to nie pojawią się one w kosztach w danym roku, co wpłynie pozytywnie na zysk i dywidendę. Wartość tych nakładów będzie równomiernie doliczana w formie amortyzacji do kosztów przez przewidywany okres użytkowania aplikacji, na przykład 5 lat.
 
W celu właściwego określenia wartości poniesionych nakładów na WNiP konieczne jest raportowanie wiarygodnych danych do księgowości. Tego typu nakładami mogą być między innymi wynagrodzenia pracowników lub współpracowników b2b. Powstaje zatem konieczność określenia w jakiej części przypisać je do odpowiednich projektów. Należy zauważyć, że polskie prawo narzuca obowiązek ewidencjonowania czasu pracy. Wiele firm korzysta ze specjalistycznego oprogramowania określanego po angielsku time tracker, pozwalającego ewidencjonować czas pracy poszczególnych pracowników i współpracowników poświęcony na realizację projektów i zadań. Nie zawsze jednak dane zbierane w takim oprogramowaniu są dokładnie tym, czego potrzebuje księgowość, żeby dokonać właściwych zapisów. Przykładowo: dla osób zatrudnionych na etacie potrzebny jest podział procentowy ich czasu pracy na projekty, a dla współpracowników b2b księgowość oczekuje podania iloczynu liczby godzin i stawki godzinowej. W takiej sytuacji comiesięczne przygotowanie zestawień dla księgowości staje się kłopotliwe – wymaga łączenia danych z kilku źródeł w celu uzyskania raportu spełniającego specyficzne wymagania.

Traktowanie prac rozwojowych jako Wartości Niematerialnych i Prawnych – kto może skorzystać?

Wszystkie firmy prowadzące wewnętrzne projekty przekładające się na wytworzenie wartości niematerialnych i prawnych, którym zależy na urealnieniu wyników finansowych. Właściciele przedsiębiorstw często nie zdają sobie sprawy, że sama zmiana sposobu księgowania może mieć tak istotny wpływ na zysk i dywidendę. Poniżej prosty przykład.

Założenia:
Przychody i koszty ogólne każdego roku rosną o 10%
Dla lepszego zobrazowania nakłady na WNiP ponoszone są tylko w 2023 roku
Aplikacja będzie używana przez 5 lat
Wartość aktywów innych niż WNiP wynosi 2 000 000

WNIP

Zmiana dokonana jedynie na poziomie księgowym powoduje, że zysk w 2023 r. rośnie o wartość nakładów na WNiP. Oczywiście, w ogólnym rozrachunku, czyli dla całego analizowanego okresu, łączny zysk w obu wariantach jest taki sam, ale kluczowe w tym wypadku jest jego rozłożenie w czasie. Złotówka otrzymana dzisiaj ma zdecydowanie większą wartość niż złotówka obiecana za 5 lat.
Dodatkowo istotnym czynnikiem jest wzrost wartości aktywów, co może mieć pozytywny wpływ na postrzeganie firmy przez ewentualnych inwestorów.

Rola QBICO w raportowaniu nakładów na WNiP

QBICO ma wieloletnie doświadczenie w opracowaniu, wdrożeniu i utrzymaniu hurtowni danych. Dzięki temu tworzymy dla naszych klientów systemy zbierające i łączące dane z różnych źródeł (time tracker, CRM, system księgowy, pliki Excel itp.). Umożliwia to sprawne i szybkie przygotowanie wiarygodnych zestawień i raportów, również takich, na podstawie których będzie możliwe księgowanie nakładów na WNiP.

Model sprzedaży

QBICO oferuje usługę pozwalającą na zautomatyzowanie raportowania niezbędnego do właściwego rozliczania nakładów na Wartości Niematerialne i Prawne. Posiadamy gotowy prefabrykat raportu, co gwarantuje szybkie i sprawne wdrożenie automatyzacji.

Korzyści z wykorzystania hurtowni danych

Wykorzystanie hurtowni danych porządkuje zagadnienia związane z raportowaniem w firmie. Ułatwia przygotowanie raportów wymagających łączenia danych pochodzących z różnych systemów (CRM, timetracker, system księgowy itp.) w różnej formie (bazy danych, pliki Excel, csv, xml itp.).
Hurtownia danych w znacznym stopniu ułatwia wdrożenie traktowania nakładów na oprogramowanie jako WNiP. Z kolei traktowanie nakładów na stworzenie oprogramowania jako WNiP umożliwia lepszą kontrolę nad wynikami firmy oraz poprawia jej wizerunek wśród instytucji finansowych oraz inwestorów.
Więcej o hurtowniach danych można przeczytać na naszej stronie internetowej – tutaj.

FAQ

Nakłady na wartości niematerialne i prawne – jak przygotować automatyczny raport do księgowości bazujący na ewidencji czasu pracy?

Do przygotowania raportu jest niezbędne posiadanie systemu rejestrującego czas pracy ze szczegółowością pozwalającą przypisać czas pracy do prowadzonych projektów. Istnieje wiele tego typu rozwiązań określanych wspólną nazwą time tracker.
Dane rejestrowane za pomocą time trackera można raportować w sposób określony przez producenta oprogramowania.
Jeśli time tracker nie oferuje raportów spełniających wymagania, to w celu automatyzacji pracy przy łączeniu danych z różnych źródeł możliwe jest wykorzystanie hurtowni danych. QBICO oferuje pełen wachlarz usług, w ramach których możliwe jest, między innymi, stworzenie systemów raportowania opartych o hurtownie danych łączących dane z wielu źródeł i w różnych formatach.

Czym są nakłady na Wartości Niematerialne i Prawne (WNiP) i jak je raportować?

Nakłady na Wartości Niematerialne i Prawne (WNiP) to wydatki przyczyniające się do ich powstania lub wytworzenia. Istnieje wiele kategorii WNiP. W zależności od ich rodzaju różne typy wydatków mogą być traktowane jako nakłady (capex).
Dla przykładu: system raportowania wytwarzany przez firmę może być traktowany jako WNiP – kategoria ‘Koszty zakończonych prac rozwojowych’. Nakładami służącymi jego powstaniu mogą być wynagrodzenia pracowników (proporcjonalnie do czasu pracy poświęconego na projekt), koszty usług dostawców zewnętrznych pracujących w projekcie, koszt szablonu graficznego itp.

Czy koszty wynikające z czasu pracy poświęconego na projekt mogą być uwzględniane w nakładach inwestycyjnych (CAPEX)?

Elementem nakładów inwestycyjnych (capex) mogą być, między innymi, wydatki na wynagrodzenia pracowników. W celu właściwego obliczenia nakładów, ewidencja czasu pracy musi umożliwiać obliczenie czasu pracy poświęconego na realizację projektu. Zwykłe systemy rejestrujące jedynie godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy w danym dniu nie są wystarczające. W tej sytuacji należy skorzystać z systemów typu time tracker, które umożliwiają rejestrację czasu poświęcanego na poszczególne zadania realizowane w ciągu dnia pracy.

Ekspert, wsad merytoryczny: Michał Domaraczenko

Autor wpisu: Magdalena Kluba