Dobre, świadome decyzje opierają się na danych, a konkretniej – na wyciągniętych z nich wnioskach. I dziś każdy może właśnie takie decyzje podejmować, nawet jeśli brakuje mu zmysłu analitycznego, umiejętności pracy z danymi i czasu. Codzienny przegląd wiedzy wyciągniętej z wielu baz dostarcza wizualizacja danych w postaci dashboardów. Czym są dashboardy i jak je tworzyć? Jakie narzędzia wdrożyć, aby wizualizować dane w firmie? Przeczytaj!
Zmień dane w wiedzę, która napędzi rozwój Twojej firmy.
Porozmawiaj z ekspertami QBICO o narzędziach analizy biznesowej w swojej organizacji.
Dashboard to interaktywny ekran, który wizualizuje najważniejsze aktualne informacje z powiązanych z nim raportów, czyli analiz danych pochodzących z różnych źródeł. Tymi informacjami są kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) i inne ważne metryki związane z danym obszarem działania firmy lub – szerzej – z celami strategicznymi organizacji. Nazywany jest również pulpitem lub kokpitem nawigacyjnym. W jakim celu się go tworzy i jak działa?
Wizualizacja danych biznesowych to przekształcenie surowych zestawień w elementy graficzne: wykresy (liniowe, słupkowe, kołowe i inne), drzewa, mapy, tabele i liczniki. Pomaga poznać wyniki, dostrzec pojawiające się zależności i zrozumieć wzorce, czyli zinterpretować dane i wyciągnąć wnioski – łatwo i szybko, już na pierwszy rzut oka. Pozwala zareagować na problemy lub szanse, które mogłyby pozostać niezauważone w przypadku korzystania wyłącznie z arkusza kalkulacyjnego lub tabeli: surowych liczb.
W tym kontekście dashboard jest szczególnie przydatną formą wizualizacji danych. Na jednym ekranie, w przejrzystej formie graficznej prezentuje kluczowe dla użytkownika informacje – te, które są mu potrzebne do podejmowania decyzji. Taki przegląd jest zawsze aktualny, dostępny w czasie rzeczywistym lub odświeżany zgodnie z przyjętym scenariuszem. Dashboard jest ponadto interaktywny – oprócz prezentacji danych umożliwia ich filtrowanie, zestawianie i przeszukiwanie.
Prezentowane na dashboardzie informacje są wyciągane z podpiętych do niego raportów i analiz, czyli szczegółowo opracowanych i zwizualizowanych danych. Te z kolei pochodzą z różnych źródeł: systemów, aplikacji i baz danych dostępnych w chmurze czy infrastrukturze lokalnej (lub jednego repozytorium integrującego źródła).
Dashboard może mieć różny charakter, np.:
Dashboard czy kokpit – te określenia celowo wiążą się z motoryzacją czy lotnictwem. Taki ekran rzeczywiście jest jak deska rozdzielcza w samochodzie czy kokpit w samolocie. On również dostarcza wszystkich krytycznych informacji potrzebnych, aby sprawnie i bezpiecznie dotrzeć do celu. A dodatkowo jeszcze nawiguje i pomaga podjąć najlepsze decyzje.
Dashboard wspierający podejmowanie decyzji jest owocem procesu wdrożenia w organizacji Business Intelligence (BI) – rozwiązania, które przekształca surowe dane w praktyczną wiedzę. Za dashboardem kryją się dane, które trzeba najpierw zebrać, przygotować, połączyć i przeanalizować.
Kto, jakie decyzje, w jakim celu i w jaki sposób będzie podejmować na podstawie dashboardu – odpowiedzi na te pytania determinują wybór i wdrożenie rozwiązań. Z narzędzia do analizy i wizualizacji danych mogą korzystać wszyscy pracownicy firmy lub tylko wybrane zespoły i osoby, np. menedżerowie. Zasadniczo rozwiązania BI są pomocne w każdym dziale: od sprzedaży, finansów i marketingu, przez produkcję i logistykę, aż po administrację i HR. Mogą wspierać zarówno kadrę zarządzającą, jak i specjalistów – na każdym szczeblu.
Zakres wdrożenia więc od potrzeb, celów i możliwości organizacji. Jednak aby rzeczywiście zyskać na inwestycji, firma musi się upewnić, że:
Przed wdrożeniem Business Intelligence organizacja czasem musi utworzyć jedno wspólne tzw. źródło prawdy – miejsce zbierania danych z różnych źródeł wewnętrznych i zewnętrznych. Jeżeli każdy dział korzysta ze swojego „silosu”, to wynikający z analizy danych obraz sytuacji bywa niepełny lub zakrzywiony – prowadzi do błędnych wniosków i decyzji.
Takim źródłem prawdy jest hurtownia danych – system, który centralizuje i łączy dużą ilość zgromadzonych danych wewnętrznych i zewnętrznych, ustrukturyzowanych (np. bazy danych, arkusze kalkulacyjne, pliki CSV) i nieustrukturyzowanych (np. dane z mediów społecznościowych czy czujników IoT). Hurtownia oczyszcza, porządkuje i standaryzuje dane. Wszelkie błędy, np. braki czy duplikaty mogą prowadzić do błędnych informacji i wniosków.
Na tym etapie organizacja musi też zadbać o bezpieczeństwo danych poufnych, np. integrację narzędzia z infrastrukturą lokalną.
Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi do analizy i wizualizacji danych, m.in. Microsoft Power Bi, Pulpit Kontrolny, Tableau czy Google Data Studio. Największą popularnością, zwłaszcza w dużych organizacjach, cieszą się pierwsze dwa.
Pulpit Kontrolny jest dostępny w chmurze, a powstał głównie dla sektora handlowego, sieci detalicznych i hurtowych. Power Bi jest natomiast „kombajnem” analitycznym, który każda organizacja dostosowuje do swoich potrzeb. Wyprzedza konkurencyjne rozwiązania i oferuje szereg wymiernych korzyści, takich jak dostęp do analiz i raportów zarówno na komputerze (Power Bi Desktop), jak i na smartfonie (Power Bi Mobile). Dzięki usługom Power Bi Service i Report Server dane można też współdzielić z innymi użytkownikami – lokalnie i w chmurze.
Na tym etapie organizacja musi też wybrać scenariusz odświeżania danych, który zdeterminuje dobór narzędzi, dostosowanie infrastruktury i przygotowanie integracji. Dashboardy i raporty mogą się aktualizować w czasie rzeczywistym, ale nie każda firma potrzebuje takiej funkcjonalności, a może ona podwyższyć koszty wdrożenia. Scenariuszem optymalnym dla większości użytkowników jest odświeżanie dashboardu w chwili jego uruchomienia, co kilka godzin lub raz dziennie.
Do wdrożenia rozwiązania BI organizacja potrzebuje partnera – firmy takiej jak QBICO, która poprowadzi ten proces od przygotowania infrastruktury, aż po utrzymanie i rozwój systemu. W QBICO projektujemy hurtownie danych, wdrażamy narzędzia i szkolimy z ich obsługi. Tworzymy także własne rozwiązania, które odpowiadają na potrzeby organizacji, np. integrację Power Bi z infrastrukturą lokalną – skuteczne zabezpieczenie poufnych danych.
Sprawdź, jak może wyglądać wdrożenie narzędzi analityki biznesowej w Twojej firmie – porozmawiaj z ekspertem QBICO.
Po wdrożeniu i testach należy poświęcić nieco czasu na szkolenie. Użytkownicy muszą poznać interfejs, możliwości narzędzia i zasady tworzenia raportów oraz nauczyć się wykorzystywać je do podejmowania codziennych lepszych decyzji.
Wreszcie przychodzi pora na przygotowanie raportów i zaprojektowanie dashboardu, który będzie pomagał podejmować codzienne decyzje. To proces w głównej mierze indywidualny, ale warto kierować się kilka dobrymi praktykami.
Pierwsze zadanie to wybór KPI i innych metryk prezentowanych na dashboardzie. Nie może być ich zbyt wiele – wybieramy wskaźniki kluczowe do utrzymywania kontroli i podejmowania decyzji. Wszystko zależy od stanowiska roli, przy czym trzeba pamiętać, że kluczowe wskaźniki efektywności mają charakter kaskadowy. KPI w marketingu nie zawsze jest kluczowym wskaźnikiem na poziomie strategicznym. Natomiast strategiczny KPI w danym obszarze powinien się znaleźć na dashboardzie każdego członka zespołu tego działu.
Weźmy na przykład dashboardy zarządu oraz menedżera i specjalisty marketingu. Prezesowi w obszarze performance marketingu może wystarczyć ROAS i przychody z reklam. Menedżer działu również je monitoruje, ale ponadto jeszcze inne ważne wskaźniki, np. koszt i współczynnik konwersji. Specjaliście performance marketingu poza wszystkimi wymienionymi potrzebne są jeszcze inne metryki, np. współczynnik klikalności, koszt kliknięcia i zasięg.
Projektowanie dashboardu warunkują potrzeby i preferencje – narzędzia, zwłaszcza Power Bi, zapewniają szerokie możliwości dostosowania zawartości i układu pulpitu. W praktyce warto zastosować kilka wskazówek:
Dashboardu nie tworzy się raz na zawsze – to proces zgodny z ideą ciągłego doskonalenia. Można go łatwo edytować, dostosowywać do potrzeb i warto to robić, a nawet trzeba, jeśli zmieniają się cele, zadania, warunki rynkowe itp. Jeśli jeden dashboard służy wielu osobom, to należy pracować nad nim wspólnie – zbierać feedback i iterować aż do uzyskania wystarczającego poziomu satysfakcji wszystkich zainteresowanych.
Wdrożenie rozwiązania BI oraz stworzenie raportów i dashboardów bywa trudnym procesem. Jeśli jednak organizacja jest gotowa i powierzy to zadanie rzetelnemu partnerowi, wyzwanie będzie znacznie łatwiejsze. A codzienne lepsze decyzje oparte na danych przyniosą zyski i przewagę konkurencyjną.
Porozmawiajmy o tym, jak zmienić dane zbierane przez Twoją firmę w wiedzę, która napędzi jej rozwój.
Wizualizacja danych pozwala łatwo i szybko wyciągnąć z nich informacje: wiedzę i wnioski potrzebne w podejmowaniu codziennych decyzji biznesowych. Na przykład wykres słupkowy już na pierwszy rzut oka wskazuje pik sprzedażowy, a tabelę z liczbami trzeba najpierw przeanalizować.
Jednym z najpopularniejszych narzędzi do analizy i wizualizacji danych jest Microsoft Power Bi, który odróżnia się od konkurencyjnych rozwiązań znacznie większą liczbą funkcji i możliwościami personalizacji.
Warto skorzystać z pomocy firmy takiej jak QBICO, która zajmuje się kompleksowym wdrożeniem narzędzi Business Intelligence – od przygotowania hurtowni danych, przez integrację, aż po szkolenia pracowników.
