Analiza ewidencji czasu pracy

Przepisy prawne nakładają na przedsiębiorstwa obowiązek ewidencjonowania czasu pracy swoich pracowników, niezależnie od ich liczby. Aby ułatwić ten proces, na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań, takich jak programy do śledzenia czasu, znane również jako time trackery.

Warto pamiętać, że prawidłowo prowadzona ewidencja czasu pracy pracownika to także cenne informacje, które po profesjonalnym uporządkowaniu i analizie stanowią niezwykle wartościowy wkład w optymalizację zarządzania zasobami ludzkimi Twojej firmy.

W QBICO wiemy, jak ważną rolę w biznesie stanowią dane – sami opieramy naszą działalność na analizach, dlatego też oferujemy Twojemu przedsiębiorstwu kompleksowe rozwiązania z zakresu, między innymi, przetwarzania informacji i optymalizacji procesów ewidencji czasu pracy pracowników. Od teraz dane to coś więcej niż tabelka w Excelu – to możliwość osiągnięcia kolejnych celów biznesowych i zwiększenia efektywności pracy!

zegar - analiza ewidencji czasu pracy

Czym jest analiza czasu pracy pracowników?

Analiza czasu pracy pracowników jest procesem zbierania, monitorowania i oceny informacji dotyczących godzin pracy, przerw, nadgodzin oraz efektywności wykonywanych zadań przez pracowników w określonym okresie. Jej głównym celem jest optymalizacja zarządzania zasobami ludzkimi, poprawa produktywności i efektywności pracy oraz zapewnienie zgodności z przepisami prawa pracy. Firmy mogą korzystać z wielu narzędzi, takich jak systemy rejestracji czasu pracy, raporty godzinowe, karta ewidencji czasu pracy, a także zaawansowane oprogramowanie do zarządzania.

W praktyce pozwala to na identyfikację wzorców pracy, wykrywanie nieefektywności, a także lepsze planowanie i alokację zadań. To także nieoceniona pomoc w badaniu obciążenia pracowników – jest to szczególnie istotne w zapobieganiu wypaleniu zawodowemu i poprawie ogólnej atmosfery w miejscu pracy. Dodatkowo odpowiednia analiza czasu pracy wspiera procesy decyzyjne w zakresie zatrudniania dodatkowych pracowników, przydzielania nadgodzin czy reorganizacji pracy.

Dla pracodawców analiza czasu pracy jest narzędziem do kontroli kosztów pracy, optymalizacji wydajności operacyjnej oraz zapewnienia zgodności z regulacjami prawnymi dotyczącymi czasu pracy, urlopów i nadgodzin. Z kolei dla pracowników, może to być sposób na lepsze zarządzanie własnym czasem, uzyskanie uczciwego wynagrodzenia za wykonaną pracę oraz identyfikację obszarów do poprawy w zakresie efektywności pracy.

Monitorowanie czasu pracy pracowników – przepisy

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa każde przedsiębiorstwo, które zatrudnia nawet jednego pracownika, jest zobowiązane do ewidencjonowania czasu pracy.

Art. 149. [Ewidencja czasu pracy]

§ 1. Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie.

§ 2. W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy.1

Jak zbierać informacje o czasie pracy?

Na rynku istnieje bardzo wiele rozwiązań pozwalających na zdigitalizowanie tego procesu przez programy, które na świecie znane są pod angielską nazwą time tracker. W Polsce przyjęło się określenie rejestrator czasu pracy, w skrócie: RCP. Możemy do nich zaliczyć:

  • zegary czasu pracy – elektroniczne urządzenia, w których pracownicy rejestrują godziny pracy za pomocą kart magnetycznych, chipów RFID, kodów QR lub biometrii (np. odcisków palców),
  • aplikacje mobilne – pracownicy mogą rejestrować czas pracy za pomocą aplikacji na smartfonach, które często oferują funkcje geolokalizacji, ułatwiające monitorowanie pracy zdalnej lub w terenie,
  • systemy komputerowe – pracownicy logują się i wylogowują z systemu komputerowego na swoich stacjach roboczych. Takie systemy mogą być zintegrowane z innymi narzędziami zarządzania zasobami ludzkimi.

W QBICO oferujemy własny program do ewidencji czasu pracy, który jest zintegrowany z naszymi narzędziami analitycznymi. Jeśli jednak masz własne rozwiązania i chcesz nadal z nich korzystać, jest to możliwe. Nasi eksperci mogą bowiem opracować niezbędne raporty i analizy na podstawie danych pochodzących z Twoich narzędzi. Zintegrują raporty Power BI z dowolnym rozwiązaniem, które umożliwia wymianę danych z zewnętrznymi systemami takimi jak np. CSV, JSON API, SOAP API, czy widoki w bazach danych.

Elektroniczna ewidencja czasu pracy – wykorzystaj cenne informacje dla optymalizacji zarządzania!

W dzisiejszym świecie konkurencja w biznesie jest ogromna, a świadomość i wymagania klientów coraz większe. Dlatego też przedsiębiorcy szukają nowych rozwiązań, które nie tylko usprawnią procesy zewnętrzne, ale także wpłyną na skuteczność i efektywność spraw wewnętrznych – w tym także spraw kadrowych.

Do tej pory mogłoby się wydawać, że godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy to informacje przydatne tylko dla działu HR, który musi kontrolować zgodności z przepisami. Nic bardziej mylnego! Czasy plików kartek wywieszonych na firmowym korytarzu dawno minęły. Współcześnie ewidencja czasu pracy może być procesem w pełni automatycznym, który dostarczy cennych informacji na temat funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Zapewniamy wsparcie naszych ekspertów na każdym etapie korzystania z rozwiązań QBICO! Dzięki temu bez problemu wprowadzisz cyfryzację do systemu zarządzania w Twojej firmie. Pomożemy Ci nie tylko zebrać informacje, ale także pokażemy, co możesz z nimi zrobić, aby poprawić jakość Twojego biznesu.

Identyfikuj obszary ryzyka

Analiza danych z ewidencji czasu pracy pozwala na wyodrębnienie obszarów, w których pracownicy spędzają najwięcej czasu. Dzięki zebranym i uporządkowanym przez nas informacjom możliwa jest także identyfikacja nieefektywności i tzw. „wąskich gardeł” w procesach produkcyjnych i usługowych.

Zebrane dane jasno wykażą momenty, w których konieczne jest zatrudnienie dodatkowego personelu i wyznaczą odpowiednią liczbę pracowników potrzebną np. w okresach wzmożonego zapotrzebowania. To także nieocenione narzędzie w kontrolowaniu i zarządzaniu ciągłością pracy – wiesz kiedy, kto i na ile dni idzie na urlop oraz kiedy możesz spodziewać się większej liczby usprawiedliwionych nieobecności. Poznajesz preferencje swojego zespołu i tworzysz schematy zarządzania przyszłymi projektami.

Kontroluj koszty

Nawet uproszczona ewidencja czasu pracy pozwala na monitorowanie nadgodzin i ich kosztów. Masz dzięki temu kontrolę nad wydatkami związanymi z wynagrodzeniami. To także cenna wiedza, która przyda się podczas negocjacji z pracownikami oraz w planowaniu budżetu wynagrodzeń na przyszłe okresy. Dane o czasie pracy są używane do oceny indywidualnej wydajności pracowników, identyfikacji najproduktywniejszych członków zespołu oraz tych, którzy mogą wymagać dodatkowego szkolenia lub wsparcia. Informacje te służą później jako podstawa do programów motywacyjnych i nagród.

Działaj zgodnie z przepisami Prawa pracy

Ewidencja czasu pracy jest niezbędna do przestrzegania przepisów Prawa pracy dotyczących maksymalnych godzin, minimalnych okresów odpoczynku oraz nadgodzin. Regularne i automatyczne przeglądy ewidencji pomagają w szybkim wykrywaniu i korygowaniu wszelkich naruszeń. Dzięki nam masz wszystkie niezbędne dane pod ręką, dlatego nie musisz martwić się, czy znajdziesz odpowiedni segregator podczas kontroli. Korzystaj z rozwiązań QBICO i zostaw to nam!

Wspieraj managerów

Regularne raporty z ewidencji czasu pracy dostarczają managerom cennych informacji do podejmowania strategicznych decyzji biznesowych. Nasze zaawansowane narzędzia analityczne przekształcają surowe dane w użyteczne wskaźniki wydajności (KPI), które możesz monitorować w czasie rzeczywistym i udostępniać te informacje osobom zarządzającym. W ten sposób managerowie mogą odpowiednio rozłożyć siły w zespole, opierając się na naszych analizach dotyczących np. obecności na danym stanowisku pracy.

Zobacz przykładowy raport na temat ewidencji czasu pracy

 

Poniżej znajdziesz przykładowy raport w Microsoft Power BI dotyczący ewidencji czasu, który został stworzony przez naszych specjalistów ds. analizy i wizualizacji danych. Wykresy w raporcie są interaktywne, więc zachęcamy do eksploracji raportu samodzielnie:

 

 

Analiza czasu pracy – raport QBICO

Samo zbieranie danych za pośrednictwem skutecznego narzędzia ewidencji czasu pracy to tylko pierwszy krok. Kluczem do sukcesu jest umiejętne wykorzystanie tych informacji w celu usprawnienia funkcjonowania firmy. Właśnie w tym miejscu pojawia się rozwiązanie raportowania opracowane przez QBICO.

Oferujemy doradztwo w zakresie raportowania ewidencji czasu pracy. Przeprowadzamy analizy dotychczasowych rozwiązań, których efektem jest stworzenie lub udoskonalenie systemu rejestracji oraz raportowania godzin pracowników. Posiadamy zestaw predefiniowanych raportów oraz własne narzędzie do ewidencji czasu pracy, które udostępniamy w modelu abonamentowym. Usprawnienie procesu niesie ze sobą szereg korzyści dla organizacji i pozwala na świadome zarządzanie godzinami pracowników.

Ewidencja czasu pracy pracowników: raport – dla kogo?

  • Menedżerowie i kierownicy działów – menedżerowie i kierownicy działów korzystają z analizy ewidencji czasu pracy, aby monitorować wydajność swoich zespołów. Mogą śledzić, ile godzin pracownicy faktycznie przepracowują, jak efektywnie wykorzystują czas oraz gdzie można wprowadzić usprawnienia.
  • Specjaliści ds. zasobów ludzkich (HR) – dla specjalistów HR analiza ewidencji czasu pracy jest narzędziem do monitorowania i poprawy zaangażowania oraz motywacji pracowników. Pozwala identyfikować osoby wypalone zawodowo lub zdemotywowane, dzięki czemu możliwa jest wcześniejsza interwencja i działania wspierające.
  • Działy finansowe i księgowość – działy finansowe wykorzystują dane z ewidencji czasu pracy do dokładnego raportowania i przewidywania kosztów pracy. Analiza ta pozwala na precyzyjne określenie kosztów związanych z każdym pracownikiem oraz na tworzenie budżetów operacyjnych. Dzięki właściwej ewidencji i raportowaniu czasu pracy możliwe jest prawidłowe ewidencjonowanie kosztów prac rozwojowych, o czym piszemy w artykule o Wartościach Niematerialnych i Prawnych.
  • Właściciele firm i zarząd – właściciele firm oraz członkowie zarządu używają analizy czasu pracy do oceny ogólnej kondycji przedsiębiorstwa. Mogą lepiej zrozumieć, jak efektywnie wykorzystywane są zasoby ludzkie i gdzie znajdują się możliwości zwiększenia produktywności i redukcji kosztów.
  • Konsultanci i analitycy biznesowi – konsultanci i analitycy biznesowi korzystają z analizy ewidencji czasu pracy, aby dostarczać rekomendacje dotyczące optymalizacji procesów biznesowych. Analiza ta pomaga identyfikować „wąskie gardła” i obszary, gdzie można wprowadzić zmiany poprawiające efektywność.
  • Firmy outsourcingowe – firmy outsourcingowe wykorzystują dane z ewidencji czasu pracy, aby monitorować i raportować wydajność swoich pracowników zatrudnionych na kontraktach w różnych przedsiębiorstwach. Pozwala to na lepszą kontrolę nad realizacją umów i dostarczaniem usług na najwyższym poziomie.

Analiza ewidencji czasu pracy szczególnie ważna jest w firmach usługowych, w których czas pracy personelu jest „sprzedawany” klientom, a wydatki na wynagrodzenia są jedną z głównych pozycji kosztowych. Do takich branż należy zaliczyć: kancelarie prawne, firmy informatyczne – szczególne pracujące w modelu body leasing, outsourcing, staff augmentation, agencje ochrony, agencje pracy tymczasowej, domy mediowe, itp.

QBICO – profesjonalny monitoring czasu pracy pracowników dla Twojej firmy

Jeśli jesteś zainteresowany usprawnieniem procesu raportowania czasu pracy w swojej organizacji, zapraszamy do kontaktu. Po wypełnieniu darmowej ankiety otrzymasz ofertę na usługę doradczą, wdrożenie lub abonament, w zależności od wyników bezpłatnej analizy potrzeb.

Wprowadzamy nową jakość do biznesu i stawiamy na decyzje podejmowane w oparciu o twarde dane – tylko dzięki analizom możesz mieć szeroki obraz sytuacji Twojej firmy i zaangażowania oraz wydajności pracowników. Choć do stosowania systemu czasu pracy zmuszają przepisy, to ostatecznie jest to rozwiązanie korzystne dla pracodawców, którzy mogą przekuć ten obowiązek w kopalnię przydatnej wiedzy.

Wiemy, jak zamienić widoczne na ekranie liczby w efektywne rozwiązania! Od ponad 17 lat wspieramy polskich przedsiębiorców i pokazujemy im siłę biznesową, jaka tkwi w eksperckiej analizie danych. Wygenerowaliśmy w tym celu już ponad 30 tysięcy automatycznych raportów, które przełożyły się na realne zmiany w wielu firmach.

Analiza ewidencji czasu pracy z QBICO – dlaczego warto?

  • Zapewniamy dogłębną wiedzę o kondycji i wydajności pracowników, działów i zespołów. Dzięki temu można lepiej zrozumieć, jakie zasoby są dostępne i jak efektywnie są one wykorzystywane. Raportowanie i przewidywanie kosztów pracy staje się bardziej precyzyjne. Ułatwia to planowanie budżetu i kontrolę wydatków. Bieżące monitorowanie utylizacji, czyli stosunku godzin płatnych do wszystkich godzin rejestrowanych przez pracowników, pozwala na szybkie wykrywanie nieefektywności i optymalizację procesów pracy. QBICO umożliwia wyznaczanie rzeczywistego kosztu każdego pracownika w różnych ujęciach czasowych — godzinowym, dziennym, tygodniowym czy miesięcznym. Dzięki temu menedżerowie mogą dokładnie śledzić, jak wydajność poszczególnych pracowników przekłada się na koszty.
  • Analiza trendów i danych historycznych pozwala na prognozowanie przyszłych potrzeb i potencjalnych problemów. Narzędzie to może również wskazywać pracowników potencjalnie wypalonych, zdemotywowanych lub pragnących opuścić organizację, dzięki czemu możliwa jest wczesna interwencja i działania zapobiegawcze.
  • Raportowanie oparte o Microsoft Power BI, narzędzie będące liderem wśród rozwiązań klasy Business Intelligence, zapewnia zaawansowane możliwości analizy i wizualizacji danych. To sprawia, że informacje są prezentowane w sposób przejrzysty i łatwy do zrozumienia, co wspiera podejmowanie świadomych decyzji biznesowych.

Jakie dane powinna zawierać ewidencja czasu pracy?

  • Dane identyfikacyjne pracownika:
    • imię i nazwisko,
    • numer identyfikacyjny pracownika (jeśli taki jest używany)
  • Okres ewidencyjny:
    • data rozpoczęcia i zakończenia okresu, za który prowadzona jest ewidencja (np. dzień, tydzień, miesiąc).
  • Czas pracy:
    • godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy każdego dnia,
    • godziny rozpoczęcia i zakończenia przerw w pracy (np. przerwy na lunch),
    • liczba przepracowanych godzin każdego dnia.
  • Nadgodziny:
    • liczba nadgodzin przepracowanych każdego dnia,
    • rodzaj nadgodzin (np. nadgodziny płatne, nadgodziny zamienione na czas wolny).
  • Czas wolny od pracy:
    • godziny i dni wolne od pracy (np. dni urlopowe, dni wolne z tytułu nadgodzin),
    • powód nieobecności (np. urlop wypoczynkowy, zwolnienie lekarskie, urlop macierzyński/ojcowski).
  • Praca w dni wolne od pracy i w święta:
    • ewidencja pracy w dni ustawowo wolne od pracy oraz w święta,
    • dodatkowe wynagrodzenie lub rekompensata za pracę w te dni.
  • Praca w nocy:
    • liczba godzin przepracowanych w godzinach nocnych,
    • ewentualne dodatkowe wynagrodzenie za pracę w nocy.
  • Przerwy i odpoczynki:
    • przerwy w pracy wliczane do czasu pracy (np. przerwy na lunch),
    • przerwy niewliczane do czasu pracy (np. przerwy techniczne lub przerwy w celu załatwienia spraw osobistych).
  • Szkolenia i delegacje:
    • czas poświęcony na szkolenia zawodowe,
    • czas spędzony na delegacjach służbowych (czas pracy i czas podróży).
  • Inne istotne informacje:
    • zmiany w harmonogramie pracy,
    • informacje o pracy zdalnej, jeśli taka forma pracy jest stosowana,
    • informacje o ewentualnych awariach systemu lub innych zdarzeniach mających wpływ na czas pracy.

Analiza Ewidencji Czasu Pracy – FAQ

Nie ma takiej potrzeby. Specjaliści QBICO są w stanie zintegrować raporty Power BI z dowolnym narzędziem, które udostępnia wymianę danych z zewnętrznymi systemami (CSV, JSON API, SOAP API, widoki w bazach danych itp.)

Nie jest to konieczne, pod warunkiem, że obecnie stosowane rozwiązanie gromadzi wszystkie niezbędne dane.

QBICO dokłada starań, aby przetwarzać dane osobowe swoich klientów zgodnie z najlepszymi praktykami RODO. Z każdym klientem podpisujemy umowę powierzenia, która szczegółowo określa zakres odpowiedzialności każdej ze stron.

Stosowane rozwiązanie może być dostępne zarówno w chmurze, jak i lokalnie.

Źródła:


  1. Art. 149. – [Ewidencja czasu pracy] – Kodeks pracy. 

Zainteresowała Cię nasza oferta?

Jeżeli potrzebujesz pomocy z zakresu analizy ewidencji czasu pracy skontaktuj się z nami i pomożemy rozwiązać Twoje problemy i doradzimy najlepsze rozwiązania.