Model zatrudnienia w wielu firmach przeszedł istotną transformację – od pracy stacjonarnej, przez całkowicie zdalną, aż po obecny standard, jakim coraz częściej staje się praca hybrydowa. Takie podejście łączy swobodę działania poza biurem z dostępem do zasobów firmowych, ale wiąże się również z nowymi wyzwaniami. Bezpieczeństwo danych w pracy zdalnej wymaga szczególnej uwagi, zwłaszcza gdy informacje poufne są przetwarzane poza kontrolowanym środowiskiem wewnętrznym.
Aby ograniczyć zagrożenia, organizacje muszą wdrożyć realnie działające zasady obejmujące zarówno rozwiązania techniczne, jak i reguły organizacyjne. To nie tylko kwestia istnienia procedur, ale przede wszystkim bieżącej kontroli nad tym, kto, kiedy i z jakiego urządzenia uzyskuje dostęp do danych.
Dowiedz się, jak skutecznie zabezpieczyć firmowe informacje w zdalnym modelu pracy.
Udostępnienie systemów firmowych poza granicami fizycznej infrastruktury IT to decyzja, która znacząco zmienia profil ryzyka. W tradycyjnym modelu użytkownik działał w bezpiecznej sieci lokalnej, pod okiem administratorów. Obecnie wielu pracowników łączy się zdalnie – z domu, kawiarni, a niekiedy w podróży – co oznacza, że punkt wejścia do systemów przenosi się poza kontrolowaną przestrzeń. Taki rozproszony dostęp wymaga wdrożenia zupełnie nowych metod zabezpieczenia.
Zagrożenia wynikające ze zdalnego modelu pracy nie są jednorodne. Można je podzielić na cztery podstawowe kategorie.
Nie każdy pracownik ma możliwość wykonywania obowiązków w wydzielonym gabinecie w domu. Często miejscem pracy staje się kawiarnia, strefa coworkingowa, lotnisko lub pociąg. Tymczasem każde z tych środowisk rodzi konkretne zagrożenia:
Organizacja powinna jasno określić, czy dopuszcza wykonywanie zadań w miejscach ogólnodostępnych, a jeśli tak, to pod jakimi warunkami. W praktyce może to oznaczać np. konieczność używania filtrów prywatyzujących na ekranach, logowania wyłącznie przez VPN oraz bezwzględnego blokowania komputera przy każdej przerwie.
W miarę jak organizacje coraz szerzej wdrażają modele pracy poza biurem, konieczne staje się opracowanie kompleksowych zasad dotyczących zarządzania informacjami wrażliwymi. Procedury ochrony danych osobowych muszą obejmować nie tylko obszar IT, lecz także codzienne nawyki pracowników oraz sposób, w jaki organizacja komunikuje oczekiwania dotyczące bezpieczeństwa. Szczególnie w pracy hybrydowej – gdzie część zadań wykonywana jest w biurze, a część zdalnie – konieczna jest spójność standardów niezależnie od miejsca wykonywania obowiązków.
Chociaż cyfrowe systemy przejęły większość procesów biznesowych, dokumenty papierowe wciąż funkcjonują w obiegu. Zawierają dane klientów, pracowników, kontrahentów czy dokumentację księgową – ich niewłaściwe przechowywanie może skutkować poważnymi naruszeniami.
Zasady bezpiecznego postępowania z dokumentami papierowymi:
Organizacja powinna także jasno określić, które dokumenty można wynosić z biura, a które muszą pozostać na miejscu i być przeglądane wyłącznie na zabezpieczonym stanowisku.
W każdym przedsiębiorstwie przetwarzającym dane osobowe – niezależnie od formy zatrudnienia – powinien działać inspektor ochrony danych. To specjalista odpowiedzialny za zapewnienie zgodności działań firmy z obowiązującymi przepisami.
Zakres obowiązków inspektora obejmuje m.in.:
Rola ta jest szczególnie istotna w pracy hybrydowej, gdzie trudniej jest zachować kontrolę nad fizycznym środowiskiem przetwarzania danych.
Ochrona danych w środowisku zdalnym nie może ograniczać się do zaleceń – musi być wspierana przez konkretne rozwiązania techniczne. Niezależnie od tego, czy pracownik łączy się z firmowym CRM, prowadzi wideokonferencję czy obsługuje skrzynkę mailową, każdy kanał komunikacji musi być odpowiednio zabezpieczony.
Podstawowe techniczne środki zabezpieczające to:
Równolegle należy monitorować stosowanie tych narzędzi – regularne audyty techniczne oraz testy podatności powinny być stałym elementem strategii bezpieczeństwa.
Jednym z filarów skutecznego modelu bezpieczeństwa jest precyzyjne zarządzanie dostępem. Pozwala ono kontrolować, kto, kiedy i do jakich zasobów może sięgać – zarówno w sieci lokalnej, jak i przy zdalnym logowaniu. Nadanie zbyt szerokich uprawnień skutkuje zwiększonym ryzykiem nieautoryzowanego działania, dlatego każdy dostęp powinien być przypisany na podstawie realnych potrzeb.
Skuteczna polityka w tym zakresie obejmuje kilka podstawowych elementów:
Warto także rozważyć wdrożenie specjalistycznych rozwiązań do zarządzania tożsamością – systemy tego typu nie tylko centralizują kontrolę, ale umożliwiają szybką reakcję w przypadku wykrycia nieprawidłowości, chroniąc firmę przed poważnymi konsekwencjami.
Zagwarantowanie zgodności z prawem to kolejny aspekt skutecznego systemu bezpieczeństwa. Kodeks pracy reguluje obowiązki pracodawcy związane z zapewnieniem odpowiednich warunków dla osób wykonujących obowiązki służbowe poza biurem. To oznacza m.in. konieczność zadbania o sprzęt, szkolenia oraz ocenę ryzyka.
Każde przedsiębiorstwo powinno regularnie przeprowadzać audyty wewnętrzne – ich celem jest nie tylko wykrycie błędów, ale również potwierdzenie zgodności z przepisami. Pracownicy natomiast muszą być przeszkoleni w zakresie swoich obowiązków i wiedzieć, jak reagować w sytuacjach kryzysowych. Tylko taka świadomość pozwala uniknąć naruszeń i strat.
W procesach testowania nowych rozwiązań cyfrowych niezwykle istotne jest też stosowanie danych neutralnych. W miejsce produkcyjnych rekordów należy wdrażać dane zanonimizowane – co pozwala uniknąć ryzyko naruszenia praw osób, których dane są przetwarzane.
Ułatwienia techniczne, jakie dają prywatne komputery i smartfony, są jednocześnie źródłem nowych zagrożeń. Urządzenia BYOD wykorzystywane w środowisku firmowym często nie spełniają norm bezpieczeństwa. Problemem może być brak aktualizacji, instalacja nieautoryzowanego oprogramowania czy brak kontroli administratora nad konfiguracją.
Dlatego przedsiębiorstwa powinny nie tylko akceptować fakt, że część pracowników korzysta z prywatnych urządzeń, ale też przygotować dedykowane polityki zabezpieczeń. Powinny one zawierać m.in.:
Nieodzowne jest również wyznaczenie osób odpowiedzialnych za egzekwowanie tych zapisów oraz szkolenie zespołu z zagrożeń wynikających z nieostrożnego korzystania z urządzeń prywatnych w środowisku zawodowym.
W celu zabezpieczenia danych w środowisku pracy zdalnej przedsiębiorstwa powinny wdrażać zestaw ustandaryzowanych praktyk. Jednym z najważniejszych działań jest zapewnienie pracownikom dostępu do firmowej sieci przez wirtualną sieć prywatną (VPN), która umożliwia szyfrowanie danych przesyłanych między użytkownikiem a serwerem.
Kolejne działania to:
Jednak samo posiadanie polityk nie wystarczy – równie ważne jest ich przestrzeganie przez wszystkich pracowników. Konsekwencja w egzekwowaniu tych zasad oraz ich regularna aktualizacja stanowią fundament skutecznej ochrony danych w zdalnym środowisku.
Tak, korzystanie z VPN jest jednym z podstawowych elementów zabezpieczenia połączenia z zasobami firmy. Pozwala to ograniczyć narażenie na nieautoryzowany dostęp i potencjalne ryzyko wycieku danych, szczególnie gdy pracownik korzysta z publicznych sieci Wi-Fi.
Pracodawca powinien zapewnić odpowiednie narzędzia i standardy pracy, w tym dostęp do zabezpieczonych systemów, szkolenia oraz jasne procedury działania. Jeśli pracownik wykonuje pracę zdalną, firma nadal odpowiada za zachowanie zgodności z przepisami dotyczącymi ochrony danych.
Za polityki i nadzór nad przestrzeganiem procedur odpowiada zazwyczaj inspektor ochrony danych lub dedykowany dział IT. Wspólnie opracowują zasady zapewniające bezpieczeństwo danych w pracy zdalnej, w tym środki techniczne i organizacyjne niezbędne do ochrony zasobów firmy.
