Raportowanie czasu pracy – jak rozliczyć koszty autorskie?

Dzięki rozliczeniu kosztów praw autorskich zyskują nie tylko sami twórcy, ale także ich pracodawcy. W przypadku tych ostatnich konieczne będzie prowadzenie ewidencji czasu pracy, co z jednej strony stanowi dodatkowy obowiązek, z drugiej jednak przynosi także korzyści. Przyjrzymy się temu, jak rozliczyć koszty autorskie i jak kwestia korzystania z takich odliczeń wygląda w świetle przepisów.

Rozliczanie kosztów praw autorskich – korzyści dla pracodawcy i pracownika

Właściciele oraz osoby zarządzające m.in. firmami z branży IT często poszukują sposobów na zwiększenie wartości wynagrodzeń pracowników. Najprostszą i najczęściej wykorzystywaną metodą jest podwyżka wynagrodzenia brutto. Przekłada się ona bezpośrednio na zwiększenie wartości przelewów otrzymywanych przez pracownika.

Istnieje jednak inny sposób osiągnięcia podobnego efektu. Jest nim skorzystanie z możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów pracownika 50% wartości wynagrodzenia związanego z prawami autorskimi. Dzięki temu, przy zachowaniu takiej samej wartości wynagrodzenia brutto, czyli kosztu z punktu widzenia pracodawcy, zwiększa się kwota netto otrzymywana przez pracownika. Powodem jest zmniejszenie zaliczki na PIT. Skorzystanie z takiego rozwiązania jest możliwe po spełnieniu kilku warunków. Jednym z nich jest wyraźne wyodrębnienie przychodów z tytułu praw autorskich z ogólnej wartości przychodów pracownika.

Pomocne w tym zadaniu jest używanie systemów typu time tracker, które służą do ewidencji czasu pracy osób zatrudnionych. Tego rodzaju oprogramowania używa się w bardzo wielu branżach, ale w przeważającej większości przypadków wykorzystywane jest na potrzeby ewidencji zadań wykonywanych dla klientów oraz rozliczeń z klientami lub współpracownikami B2B. Dane zbierane przez te systemy mogą być również wykorzystane na potrzeby rozliczeń 50% kosztów uzyskania przychodów z tytułu praw autorskich pracowników.

Nie zawsze jednak raporty dostępne w time trackerze umożliwiają przygotowanie danych do prawidłowego naliczenia wynagrodzeń z zastosowaniem 50% kosztów uzyskania przychodu. Jeśli nawet tego typu raporty istnieją, to może się okazać, że zawierają tylko podstawowe informacje, które nie ułatwiają podejmowania decyzji biznesowych. Rozwiązaniem może być w tej sytuacji zastosowanie hurtowni danych i/lub Power BI, które zbiorą dane z time trackera i innych systemów (np. płacowego) oraz przetworzą je tak, żeby przekazywanie danych na potrzeby naliczeń wynagrodzeń było intuicyjne. Dodatkową korzyścią jest możliwość wyciągania wniosków i planowanie pracy na podstawie informacji pochodzących z wielu źródeł.

Autorskie koszty uzyskania przychodów – komu przysługują?

Potrzebę raportowania 50% autorskich kosztów uzyskania przychodów mogą mieć wszystkie firmy, które w działalności wykorzystują twórcze efekty działań swoich pracowników. To bardzo szeroka kategoria, dlatego przyjrzyjmy się, co na ten temat mówi prawo. Koszty uzyskania przychodu przez autora (wedle art. 22 ust. 9 pkt 1-3 ustawy o PIT) stanowią 50% przychodów:

• uzyskanych z prac autorskich w ramach listy zawodów uprawnionych – to koszty przysługujące z tytułu korzystania przez twórców z praw autorskich, z kolei artystów wykonawców z praw pokrewnych w rozumieniu odrębnych przepisów. Są to koszta odliczane od przychodu pomniejszonego o składki na ubezpieczenia;
• z przeniesienia praw do wynalazków – zapłaty twórcy za przeniesienie prawa własności wynalazku, projektu układu scalonego, wzoru użytkowego, przemysłowego lub zdobniczego oraz znaku towarowego;
• z licencji do wynalazków – są to koszty przysługujące z tytułu opłaty licencyjnej za przeniesienie prawa stosowania wynalazku, topografii układu scalonego, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, znaku towarowego lub wzoru zdobniczego.

Kto dokładnie może korzystać z raportowania 50% autorskich kosztów uzyskania przychodów? Są to firmy korzystające z efektów pracy twórczej w takich dziedzinach, jak:

• architektura, architektura wnętrz lub krajobrazu, inżynieria budowlana, urbanistyka, literatura, sztuki plastyczne, wzornictwo przemysłowe, muzyka, fotografika, twórczość audiowizualna, programy komputerowe, gry komputerowe, teatr, kostiumografia, scenografia, reżyseria, choreografia, lutnictwo artystyczne, sztuka ludowa i dziennikarstwo;
• działalność artystyczna obejmująca rozmaite dziedziny – aktorstwo, taniec, sztukę estradową oraz cyrkową, dyrygowanie, śpiew i gra na instrumentach;
• działalność publicystyczna;
• działalności muzealnicza w dziedzinie wystawienniczej, naukowej, popularyzatorskiej, edukacyjnej i wydawniczej;
• działalność konserwatorska;
• opracowanie cudzego utworu w postaci tłumaczenia;
• działalność badawczo-rozwojowa, naukowa, naukowo-dydaktyczna, badawcza, badawczo – dydaktyczna, także ta prowadzona na uczelni.

Jak więc widać, z opisywanych możliwości mogą korzystać firmy działające w rozmaitych branżach – nawet tych, które nie kojarzą się jednoznacznie z pracą twórczą.

Rola QBICO w raportowaniu 50% autorskich kosztów uzyskania przychodów

QBICO ma wieloletnie doświadczenie w opracowywaniu, wdrażaniu i utrzymywaniu hurtowni danych. Dzięki temu tworzymy dla naszych klientów systemy zbierające i łączące dane z różnych źródeł (time tracker, CRM, system płacowy, pliki Excel itp.). Umożliwia to sprawne i szybkie przygotowanie wiarygodnych zestawień i raportów, również takich, na podstawie których będzie możliwe rozliczanie kosztów z tytułu praw autorskich.

Oferujemy usługę pozwalającą na zautomatyzowanie raportowania niezbędnego do prawidłowego rozliczania kosztów z tytułu praw autorskich w wynagrodzeniach pracowników. Mamy do dyspozycji gotowy prefabrykat odpowiedniego raportu, gwarantujący szybkie i sprawne wdrożenie automatyzacji.

Korzyści z zastosowania hurtowni danych do raportowania

Wykorzystanie hurtowni danych porządkuje zagadnienia związane z raportowaniem w firmie. Ułatwia przygotowanie raportów wymagających łączenia danych pochodzących z różnych systemów (CRM, time tracker, system księgowy, system płacowy itp.) w różnej formie (bazy danych, pliki Excel, csv, xml itp.). Dzięki temu uzyskanie danych umożliwiających rozliczanie kosztów z tytułu praw autorskich w wynagrodzeniach pracowników przestaje być kłopotliwe. Więcej o wykorzystaniu hurtowni danych w raportowaniu można dowiedzieć się na naszej stronie internetowej o hurtowniach, w zakładce analiza ewidencji czasu pracy, a także w artykule blogowym o wartościach niematerialnych i prawnych.

W jaki sposób rozliczać koszty praw autorskich w wynagrodzeniach pracowników?

Jeśli spełnione są wymagania formalne, to do rozliczania kosztów praw autorskich w wynagrodzeniach pracowników konieczne jest posiadanie systemu ewidencjonującego czas pracy z odpowiednią szczegółowością. Na podstawie jego zapisów powinno być możliwe wydzielenie z ogólnego czasu pracy tej części, która jest przeznaczona na realizację zadań związanych z prawami autorskimi.

Systemy umożliwiające szczegółową rejestrację czasu wykonywania zadań w ciągu dnia pracy określa się mianem time tracker. Dane zawarte w time trackerze mogą być podstawą odpowiedniego naliczenia wynagrodzeń. Jeśli jednak raporty dostępne w time trackerze nie spełniają wymagań, koniecznym może okazać się łączenie danych z różnych źródeł. W takim wypadku najlepszym wyjściem jest skorzystanie z rozwiązań raportowych opartych o hurtownię danych, której zaprojektowaniem może zająć się QBICO.

Systemy Rejestracji Czasu Pracy – czy mogą służyć do rozliczania kosztów praw autorskich?

Systemy Rejestracji Czasu Pracy (RCP) pozwalają z reguły na ewidencję czasu pracy w poszczególnych dniach – zapisują godzinę wejścia i wyjścia pracownika. Część z nich oferuje zbyt małą szczegółowość, aby mogła być wykorzystana do określenia, ile czasu w danym dniu poświęcono na zadania związane z prawami autorskimi.

W takiej sytuacji konieczne jest prowadzenie dodatkowej ewidencji szczegółowej – pracownik zapisuje np. na papierowym formularzu, ile czasu zajęły mu zadania związane z prawami autorskimi. Takie rozwiązanie jest jednak kłopotliwe, dlatego o wiele wygodniej jest skorzystać z wyspecjalizowanych systemów umożliwiających szczegółową ewidencję czasu pracy. Tego typu systemy nazywane są time tracker.

Jakie korzyści daje rozliczanie kosztów z tytułu praw autorskich?

Jeśli zostaną spełnione warunki formalne umożliwiające rozliczanie kosztów z tytułu praw autorskich w wynagrodzeniach pracowników, to m.in.:

• pracownicy otrzymują większe wynagrodzenia netto bez konieczności zmiany wynagrodzenia brutto,
• pracodawca w sposób bardziej efektywny zarządza środkami finansowymi firmy,
• wprowadzenie szczegółowej ewidencji czasu pracy i systemu raportowania koniecznych do rozliczania kosztów praw autorskich umożliwia zarządzającym bardziej efektywne planowanie pracy.

Jak więc widać warto skorzystać z takiego rozliczenia kosztów – przy odpowiednio przygotowanym zapleczu technicznym cały proces nie zabiera zbyt wiele czasu, ani nie wymaga stosowania złożonych procedur.

Najczęściej zadawane pytania:

Jak się liczy koszty autorskie jeśli z twórcą zawarto umowę zlecenia?

Dla tego jak rozliczyć prawo autorskie nie ma znaczenia rodzaj umowy – może to być zarówno umowa o pracę, umowa zlecenie, umowa o współpracy, jak i dowolna inna forma zatrudnienia. Jedynym niezmiennym wymaganiem jest to, że twórczość tak zatrudnionej osoby musi stanowić przedmiot prawa autorskiego.

Jaki jest limit kosztów autorskich?

Limitu autorskich kosztów uzyskania przychodów to kwota 120 000 zł. W związku z tym 50% kosztów uzyskania przychodów można wykorzystywać w odniesieniu właśnie do tej kwoty. Nadwyżka ponad 120 000 zł nie może być rozliczana w omawiany sposób.

Jak rozliczyć przychody z praw autorskich u podatnika korzystającego z ulgi dla młodych do 26. roku życia?

Autorskie koszty uzyskania przychodu można zastosować jedynie do podlegającej opodatkowaniu części przychodów. Kwota ewentualnej korzyści będzie dotyczyła tej części przychodu, która przekracza limit ulgi dla młodych – będzie więc siłą rzeczy niższa niż w większości przypadków. Zasada ta dotyczy także osób korzystających z innych zwolnień podatkowych, np. ulgi 4+ dla rodzin wielodzietnych lub ulgi dla aktywnych zawodowo seniorów.