Raportowanie czasu pracy – rozliczanie kosztów praw autorskich

Potrzeba biznesowa

Właściciele oraz osoby zarządzające m.in. firmami z branży IT często poszukują sposobów na zwiększenie wartości wynagrodzeń pracowników. Najprostszą i najczęściej wykorzystywaną metodą jest podwyżka wynagrodzenia brutto. Przekłada się ona bezpośrednio na zwiększenie wartości przelewów otrzymywanych przez pracownika.
 
Istnieje jednak inny sposób osiągnięcia podobnego efektu. Jest nim skorzystanie z możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów pracownika 50% wartości wynagrodzenia związanego z prawami autorskimi. Dzięki temu, przy zachowaniu takiej samej wartości wynagrodzenia brutto, czyli kosztu z punktu widzenia pracodawcy, zwiększa się kwota netto otrzymywana przez pracownika. Powodem jest zmniejszenie zaliczki na PIT. Skorzystanie z takiego rozwiązania jest możliwe po spełnieniu kilku warunków; jednym z nich jest wyraźne wyodrębnienie przychodów z tytułu praw autorskich z ogólnej wartości przychodów pracownika.
 
Pomocne w tym zadaniu jest używanie systemów typu time tracker, które służą do ewidencji czasu pracy osób zatrudnionych. Tego rodzaju oprogramowania używa się w bardzo wielu branżach, ale w przeważającej większości przypadków wykorzystywane jest na potrzeby ewidencji zadań wykonywanych dla klientów oraz rozliczeń z klientami lub współpracownikami B2B. Dane zbierane przez te systemy mogą być również wykorzystane na potrzeby rozliczeń 50% kosztów uzyskania przychodów z tytułu praw autorskich pracowników.
 
Nie zawsze jednak raporty dostępne w time trackerze umożliwiają przygotowanie danych do prawidłowego naliczenia wynagrodzeń z zastosowaniem 50% kosztów uzyskania przychodu. Jeśli nawet tego typu raporty istnieją, to może się okazać, że zawierają tylko podstawowe informacje, które nie ułatwiają podejmowania decyzji biznesowych. Rozwiązaniem może być w tej sytuacji zastosowanie hurtowni danych i/lub Power BI, które zbiorą dane z time trackera i innych systemów (np. płacowego) oraz przetworzą je tak, żeby przekazywanie danych na potrzeby naliczeń wynagrodzeń było intuicyjne, a także umożliwią wyciąganie wniosków i planowanie pracy w oparciu o informacje pochodzące z wielu źródeł.

Kto może mieć potrzebę raportowania 50% autorskich kosztów uzyskania przychodów?

Potrzebę raportowania 50% autorskich kosztów uzyskania przychodów mogą mieć wszystkie firmy, które w działalności wykorzystują twórcze efekty działań swoich pracowników. Przykładem mogą być firmy informatyczne zatrudniające programistów, agencje reklamowe zatrudniające grafików, pracownie architektoniczne itp.

Rola QBICO w raportowaniu 50% autorskich kosztów uzyskania przychodów

QBICO ma wieloletnie doświadczenie w opracowywaniu, wdrażaniu i utrzymywaniu hurtowni danych. Dzięki temu tworzymy dla naszych klientów systemy zbierające i łączące dane z różnych źródeł (time tracker, CRM, system płacowy, pliki Excel itp.). Umożliwia to sprawne i szybkie przygotowanie wiarygodnych zestawień i raportów, również takich, na podstawie których będzie możliwe rozliczanie kosztów z tytułu praw autorskich. Oferujemy usługę pozwalającą na zautomatyzowanie raportowania niezbędnego do prawidłowego rozliczania kosztów z tytułu praw autorskich w wynagrodzeniach pracowników. Posiadamy gotowy prefabrykat odpowiedniego raportu, gwarantujący szybkie i sprawne wdrożenie automatyzacji.

Korzyści z zastosowania hurtowni danych do raportowania

Wykorzystanie hurtowni danych porządkuje zagadnienia związane z raportowaniem w firmie. Ułatwia przygotowanie raportów wymagających łączenia danych pochodzących z różnych systemów (CRM, time tracker, system księgowy, system płacowy itp.) w różnej formie (bazy danych, pliki Excel, csv, xml itp.). Dzięki temu uzyskanie danych umożliwiających rozliczanie kosztów z tytułu praw autorskich w wynagrodzeniach pracowników przestaje być kłopotliwe. Więcej o wykorzystaniu hurtowni danych w raportowaniu można dowiedzieć się na naszej stronie internetowej o hurtowniach, w zakładce analiza ewidencji czasu pracy, a także w artykule blogowym o wartościach niematerialnych i prawnych.

FAQ

W jaki sposób rozliczać koszty praw autorskich w wynagrodzeniach pracowników?

Jeśli spełnione są wymagania formalne, to do rozliczania kosztów praw autorskich w wynagrodzeniach pracowników konieczne jest posiadanie systemu ewidencjonującego czas pracy z odpowiednią szczegółowością. Na podstawie jego zapisów powinno być możliwe wydzielenie z ogólnego czasu pracy tej części, która jest przeznaczona na realizację zadań związanych z prawami autorskimi.

Systemy umożliwiające szczegółową rejestrację czasu wykonywania zadań w ciągu dnia pracy określa się mianem time tracker. Dane zawarte w time trackerze mogą być podstawą odpowiedniego naliczenia wynagrodzeń. Jeśli jednak raporty dostępne w time trackerze nie spełniają wymagań, koniecznym może okazać się łączenie danych z różnych źródeł. W takim wypadku najlepszym wyjściem jest skorzystanie z rozwiązań raportowych opartych o hurtownię danych, której zaprojektowaniem może zająć się QBICO.

Czy systemy Rejestracji Czasu Pracy mogą służyć do rozliczania kosztów praw autorskich?

Systemy Rejestracji Czasu Pracy (RCP) pozwalają z reguły na ewidencję czasu pracy w poszczególnych dniach – zapisują godzinę wejścia i wyjścia pracownika. Część z nich oferuje zbyt małą szczegółowość, aby mogła być wykorzystana do określenia, ile czasu w danym dniu poświęcono na zadania związane z prawami autorskimi.

W takiej sytuacji konieczne jest prowadzenie dodatkowej ewidencji szczegółowej – pracownik zapisuje np. na papierowym formularzu, ile czasu zajęły mu zadania związane z prawami autorskimi. Takie rozwiązanie jest jednak kłopotliwe, dlatego o wiele wygodniej jest skorzystać z wyspecjalizowanych systemów umożliwiających szczegółową ewidencję czasu pracy. Tego typu systemy nazywane są time tracker.

Jakie korzyści daje rozliczanie kosztów z tytułu praw autorskich?

Jeśli zostaną spełnione warunki formalne umożliwiające rozliczanie kosztów z tytułu praw autorskich w wynagrodzeniach pracowników, to m.in.:

  • Pracownicy otrzymują większe wynagrodzenia netto bez konieczności zmiany wynagrodzenia brutto;
  • Pracodawca w sposób bardziej efektywny zarządza środkami finansowymi firmy;
  • Wprowadzenie szczegółowej ewidencji czasu pracy i systemu raportowania koniecznych do rozliczania kosztów praw autorskich umożliwia zarządzającym bardziej efektywne planowanie pracy.

Ekspert, wsad merytoryczny: Michał Domaraczenko

Autor wpisu: Magdalena Kluba