19.11.2024
KPI a metryki
Metryki i KPI to klucz do świadomego zarządzania biznesem, ale pełnią różne role. Dowiedz się, jak je rozróżniać, efektywnie analizować i wykorzystać, by osiągać strategiczne cele Twojej organizacji!
Dane są kluczowym zasobem, który pozwala podejmować lepsze decyzje – zarówno na poziomie operacyjnym, jak i strategicznym. Bez względu na stanowisko, szybki dostęp do uporządkowanych i aktualnych informacji umożliwia firmom skuteczniejsze działania. Opisaliśmy już, jak wygląda to z poziomu analityka danych. Teraz przyszedł czas, by spojrzeć na to zagadnienie z perspektywy prezesa.
Jak różne podejścia do zarządzania danymi wpływają na codzienne decyzje na najwyższym szczeblu? Przekonaj się, jak odpowiednio uporządkowane dane mogą odmienić sposób pracy lidera i zrewolucjonizować procesy w firmie.
A przede wszystkim: jak mogą pomóc zaoszczędzić naprawdę dużo czasu!
Wtorek.
Jesteś współwłaścicielem niewielkiej firmy produkcyjnej. Na Twoim biurku właśnie pojawiło się ogłoszenie o przetargu, który wpisuje się w profil działalności firmy, ale zamówienie jest dużo większe niż wcześniejsze. To wymaga decyzji, którą chcesz skonsultować ze wspólnikami. Potrzebujesz przeanalizować i zwizualizować wyniki dotychczasowych przetargów: rentowność, koszty, przychody oraz potencjalne ryzyka.
Decyzję należy podjąć szybko, dlatego od razu zabierasz się do pracy. Przygotowanie takiego zestawienia nie może przecież zająć dużo czasu…
Start – księgowość.
Cel: uzyskanie zestawienia kosztów i przychodów wszystkich przetargów z ostatnich dwóch lat.
W całym zamieszaniu zapomniałeś o tym, że jest koniec miesiąca i to, co możesz dostać od ręki, to lista faktur z tego okresu dla zleceniodawców z przetargów.
Decydujesz się na samodzielne przygotowanie analizy, nie możesz czekać do przyszłego tygodnia.
Krok II – kierownik produkcji.
Cel: otrzymanie zleceń produkcyjnych dotyczących ww. przetargów.
Niestety kierownik jest w firmie dopiero od 9 miesięcy i szczegóły wcześniejszych zleceń nie są mu znane.
Przygotuje zestawienie wszystkich zleceń – sam wybierzesz właściwe.
Krok III – dział HR.
Cel: uzyskanie stawek godzinowych.
Myślisz sobie, że chociaż tu powinno być łatwo.
Krok IV – magazyn.
Cel: zestawienie niepotrzebnych materiałów i koszt ich utylizacji.
Przypominasz sobie, że nie wszystkie materiały, kupione w związku z ostatnimi przetargami, zostały zużyte. Koszt utylizacji również wpłynie na analizowaną rentowność.
HR i stawki pracowników.
Już na pierwszy rzut oka rozumiesz jednak, że coś jest nie tak. W tabeli widzisz wyłącznie aktualne stawki, które nie odzwierciedlają zmian wynagrodzeń na przestrzeni 2 lat. Przygotowanie takich danych zajmie zdecydowanie więcej czasu.
Księgowość.
Gdy patrzysz na listę faktur z księgowości rzuca Ci się w oczy, że są na niej bieżące faktury dla kontrahenta, u którego przetarg był półtora roku temu. Bieżące faktury nie powinny być uwzględnione w Twojej analizie.
Angażujesz kolejną osobę – kierownika sprzedaży. Dzwonisz do niego z prośbą o wskazanie, które faktury wynikają bezpośrednio z przetargów a które są efektem zleceń składanych z wolnej ręki.
Zlecenia produkcyjne.
Przychodzi plik ze zleceniami produkcyjnymi. Od razu widzisz, że czeka Cię tutaj najwięcej pracy. Na szczęście przypominasz sobie, że od jakiegoś czasu stosujecie specjalną numerację dla zleceń związanych z przetargami.
Nawet nie zauważyłeś, że w ten sposób minął Ci cały dzień a jeszcze nawet nie zacząłeś właściwej analizy danych. Nie wspominając już o bieżących sprawach firmowych.
Środa.
Gdy włączasz rano komputer widzisz, że masz już dane z magazynu.
Zauważasz, że e-mail został wysłany o 23:34. Czyli zebranie danych mocno się przeciągnęło, masz mieszane uczucia i wyrzuty sumienia.
Widzisz, że większość materiałów pozostałych po przetargach nadaje się tylko do utylizacji, której koszt jest dosyć istotny. Niewiele brakowało, a byś go pominął!
-> W końcu spływają też uzupełnione dane z HR.
-> Kierownik sprzedaży również przysyła po chwili efekty swojej pracy.
Przygotujesz raport, który powinien w syntetycznej formie pokazać wynik finansowy poszczególnych przetargów. Jego przygotowanie nie wydaje się zbyt skomplikowane: masz przychody z faktur, przypiszesz do nich koszty wynikające ze zleceń, obliczysz koszt robocizny na podstawie czasu pracy i stawek oraz dodasz do tego koszt utylizacji pozostałości materiałów.
W natłoku innych zajęć minął kolejny dzień. Pusta firma oznacza lepsze skupienie, ale znowu spóźnisz się na kolację…
Zbierasz dane do jednego pliku Excela i próbujesz je ze sobą zestawić. Szybko okazuje się jednak, że nie będzie to takie proste:
Nigdy nie byłeś biegły w obsłudze Excela, więc dopiero po paru godzinach intensywnej pracy zaczynasz widzieć efekty: obliczyłeś rentowność poszczególnych przetargów.
Kolejny krok do przodu. I kolejna refleksja.
Często przetarg był początkiem długofalowej współpracy, dlatego należy uwzględnić zamówienia składane z wolnej ręki. Dane potrzebne do obliczeń masz, jednak należy ponownie dopasować stawki pracowników do zleceń. Jest to mozolna praca, a cyfry zaczynają się już ze sobą zlewać.
Masz już dokładną wizję raportu: tabela z listą przetargów z kolumnami: nazwa kontrahenta, data przetargu, wartość zafakturowana, koszt, marża nominalna i procentowa oraz podobne dane dotyczące zamówień składanych już z wolnej ręki. Tabelę wyeksportujesz do pliku pdf i wyślesz mailem, ze względu na technologiczny opór jednego ze wspólników.
Załączasz plik właściwy do wiadomości i… stop. Pominąłeś istotny element całej układanki. Obecnie coraz większe zamówienia składa u Was klient YYY, który trafił do Was dzięki rekomendacji AAA, klienta przetargowego. Postanawiasz wzbogacić tabelę również o te dane, co oznacza dopasowanie stawek pracowników, przepisywanie danych z faktur… powtórka z rozrywki.
Czwartek.
Jest już po północy, ale masz komplet danych. Po raz kolejny generujesz pdf, który jest tylko zwykłą tabelą z dużą liczbą kolumn i wierszy, ale można z niej wyciągnąć jasne wnioski. Będziesz rekomendował wspólnikom start w nowym przetargu.
Chciałbyś jednak, żeby tabela miała bardziej przystępną i atrakcyjną formę, co może załatwić kilka godzin pracy marketingowca. Dostosowujesz plik, ukrywając poufne dane i po kolejnych, długich minutach odpowiednie dyspozycje – z najwyższym priorytetem – lecą do podwładnego.
Czwartek koło południa.
Podrasowana tabela wygląda lepiej, ale… zawiera błąd. Dobrze, że go wyłapałeś, bo całkiem zmieniał ostateczne wyniki. Poprawiasz go samodzielnie, sprawdzasz, czy pozostałe dane się zgadzają i po kwadransie w końcu wysyłasz raport.
To był kawał naprawdę dobrej roboty. Jesteś z siebie zadowolony, jednak sumienie podpowiada Ci, że poświęciłeś na to zadanie zbyt dużo czasu – zaniedbując pozostałe sprawy firmowe oraz życie prywatne. To zdecydowanie jest moment, w którym należy zmienić sposób zarządzania danymi w Twojej firmie.
Start – biurko prezesa.
Zacierasz ręce, bo na tę chwilę czekałeś, odkąd zdecydowaliście się wykupić pakiet Premium Ekspertów Danych w Abonamencie w QBICO. W końcu możesz powiedzieć: sprawdzam!
W ramach współpracy firma QBICO wdrożyła już hurtownię danych podpiętą do Power BI. Cały proces trwał długo, ponieważ okazało się, że dane gromadzone w systemach produkcyjnym, księgowym, sprzedażowo-magazynowym i kadrowo-płacowym wymagały uporządkowania i zmapowania.
Dodatkowo skorzystaliście z wielu rad ekspertów, które ułatwiły analizę danych – wprowadziliście wspólne serie dokumentów, wdrożyliście również system timetracker do ewidencji czasu pracy pracowników biurowych… To wszystko pozwala na precyzyjnie przypisanie kosztów do realizowanych zadań.
Teoria to jedno, ale czujesz cień niepewności, bo nie spodziewałeś się, że tak szybko pojawi się potrzeba skorzystania z wprowadzonych usprawnień. Teraz nastąpi weryfikacja Twoich umiejętności po odbytym szkoleniu – czy jesteś w stanie samodzielnie przygotować w Power BI wartościowy raport, obejmujący tak wiele obszarów?
Na szczęście – w razie awarii – możesz skorzystać ze wsparcia ekspertów w ramach abonamentu.
W końcu potrzebne dane – ujednolicone i ze wszystkich działów – miałeś pod ręką.
Jak na dłoni widać, że opłaca się Wam brać udział w przetargu. Dzięki danym zbieranym na bieżąco przez hurtownię jesteście w stanie precyzyjnie określić Wasz próg rentowności i na jego podstawie przygotować ofertę, która będzie atrakcyjna dla zleceniodawcy.
Dochodzisz jednak do wniosku, że powinieneś uatrakcyjnić również formę raportu. Prosisz więc eksperta Power BI z QBICO o udoskonalenie przygotowanego szkicu. Wszystko odbywa się w ramach godzin z wykupionego pakietu.
Wtorek po południu.
Masz już gotowy raport. Wysyłasz link do wspólników – wszyscy szybko przekonali się do Power BI. Wystarczy, że klikną odnośnik a zobaczą w przeglądarce syntetyczny raport w przyjaznej formie. Nie będą musieli zadawać dodatkowych pytań – intuicyjnie i szybko sami dotrą do danych szczegółowych, a podjęta decyzja będzie świadoma i trafna.
Sytuacja typu win-win.
Jeżeli pierwsza historia to Twoja codzienność – skontaktuj się z nami i wspólnie znajdźmy rozwiązanie, dopasowane do Twoich potrzeb.
